Schnellzugriff
Wo kann ich in der App eine Aufgabe erstellen?
Aufgabe aus einem Chat bzw. einer Gruppe heraus erstellen
Aufgabe aus einem Formular heraus erstellen
Wie kann ich eine Aufgabe erstellen?
Benachrichtigungen
Aufgaben-Listen
Über dieses Modul
Mit diesem praktischen Modul können Aufgaben und Zuständigkeiten direkt in Ihrer App an Nutzer:innen sowie Nutzergruppen verteilt werden. Im Folgenden erhalten Sie alle Informationen zur Nutzung des Moduls.
Rechte bei Aufgaben
Aufgaben können von jedem Nutzenden erstellt werden. Zudem gibt es folgende Rechte:
- Aufgaben können von Ersteller:innen sowie Bearbeiter:innen der Aufgabe editiert werden.
- Aufgaben sind nur ersichtlich für jene Nutzer:innen, die entweder als Ersteller:in oder Bearbeiter:in in der Aufgabe integriert sind.
Zugriff auf dieses Modul
Es gibt mehrere Wege um zu den Aufgaben zu gelangen.
- Über das linke Seitenmenü
Über diese Ansicht können Sie dann auch direkt Aufgaben erstellen.
In der Web-App
In der Mobile-App
- Über die Funktion Aufgabe erstellen. Dies ist über mehrere Wege wie folgt möglich.
Wo kann ich in der App eine Aufgabe erstellen?
- Über einen Schnellbefehl über "Inhalt erstellen" > "Aufgabe erstellen".
In der Web-App
In der Mobile-App
Aufgabe aus einem Chat bzw. einer Gruppe heraus erstellen
1. Wählen Sie die betroffene Nachricht aus, aus der Sie eine Aufgabe erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte zum Öffnen der weiteren Optionen.
3. Klicken Sie auf "Aufgabe erstellen".
4. Anschließend öffnet sich der Aufgaben-Editor. Die zuvor ausgewählte Nachricht wurde übernommen als Aufgabe, die Sie nun noch anpassen können. Praktisch: Die App schlägt Ihnen nun bereits betroffene Nutzer:innen vor.
Aufgabe aus einem Formular heraus erstellen
Über ein eingegangenes und noch nicht bearbeitetes Formular können Aufgaben ebenfalls erstellt werden.
1. Öffnen Sie das eingegangene Formular.
2. Klicken Sie auf "Aufgabe erstellen".
3. Anschließend öffnet sich der Aufgaben-Editor. Das zuvor erhaltene Formular wurde übernommen als Aufgabe, die Sie nun noch anpassen können.
Wie kann ich eine Aufgabe erstellen?
Über einen vielfältigen Aufgaben-Editor können Sie Aufgaben gestalten. Im Folgenden erklären wir jeden Schritt, um Aufgaben gewinnbringend zu erstellen und einzusetzen.
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Inhaltliche Aufbereitung Ihrer Aufgabe
- Hier können Sie einen Titel sowie eine Beschreibung vergeben.
Dabei können Sie Emojis, Links oder auch Video-URLs einbetten. - Ebenfalls können Sie in der Aufgabe eine Check-Liste integrieren, um Unteraufgaben einzubetten.
- Unterhalb des Textfelds befindet sich ein Button, über den Sie Dokumente, Fotos und Videos zur Aufgabe hinzufügen können. Bitte speichern Sie die Aufgabe zuvor einmal ab.
- Hier können Sie einen Titel sowie eine Beschreibung vergeben.
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Weitere Einstellungen der Aufgabe
Damit Aufgaben erfolgreich verteilt und umgesetzt werden, gibt es weitere Einstellungen, die Sie hier konfigurieren können.
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Fälligkeitsdatum
Hier können Sie ein Datum sowie eine Uhrzeit eintragen. Wenn Sie Tätigkeiten haben, die regelmäßig anstehen, können Sie für Ihre Aufgabe eine Wiederholungsrhythmus und ein Ende dessen einstellen.
Unter dem Textfeld für die Aufgabenbeschreibung befindet sich ein Button, über den Sie Dokumente, Fotos und Videos zur Aufgabe hinzufügen können. Du musst die Aufgabe zuvor abspeichern, bevor du Dokumente zu dieser anhängen kannst.
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Erinnerungen
Passend dazu kann ausgewählt werden, ob eine oder mehrere Erinnerungen für die Bearbeiter:innen und beteiligten Nutzer:innen gesendet werden soll. -
Nutzer / Nutzergruppe
1. Hier wählen Sie die Bearbeiter:innen der Aufgabe aus. Dabei können Sie entweder einzelne Nutzer:innen oder Nutzergruppen auswählen.
Hinweis: Als Ersteller:in der Aufgabe werden Sie automatisch in der Aufgabe integriert und erhalten diese unter Ihren Aufgaben angezeigt.
2. Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Hinzufügen".
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Priorität
Vergeben Sie hier, falls gewünscht, eine Priorität der Aufgabe. Zur Auswahl stehen 3 Stufen. -
Tags
Hierüber können Sie Aufgaben nach spezifischen Kategorien markieren.
Der Einsatz von Tags hilft Ihnen bei der Suche nach bestimmten Aufgaben und Personen oder Nutzergruppen, die an diesen arbeiten. Es können auch mehrere Tags ausgewählt werden.
Hinweis: Als Standardeinstellung können alle Nutzer:innen neue Tags erstellen. Jedoch können Sie als App-Admin über die App-Konfiguration festlegen, wer Tags für Aufgaben editieren darf (Alle Nutzer, App-Admins, App-Superior). Weitere Informationen finden Sie hier: Berechtigungen in der App-Konfiguration.
- Nachdem Sie alle Einstellungen getroffen haben, klicken Sie auf "Hinzufügen".
Die ausgewählten Nutzer:innen erhalten nun eine Mitteilung.
Eingegangene Mitteilung bei der Nutzerin, der die Aufgabe zugewiesen wurde
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Ansicht der Aufgabe nach Erstellung
Nachdem die Aufgabe erfolgreich erstellt wurde, erscheint eine neue Ansicht sowie weitere Funktionen.-
Aktionen
Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen.- Benachrichtigung: Wählen Sie aus, ob Sie als Ersteller:in der Aufgabe über Kommentare oder Updates informiert werden möchten. Als Standardeinstellung sind Benachrichtigungen aktiviert. Bearbeiter:innen der Aufgabe können ebenfalls einstellen, ob Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.
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Kopieren: Nutzen Sie die bereits erstellte Aufgabe als Vorlage für neue Aufgaben. Alle vorherigen Einstellungen wurden übernommen und können editiert werden.
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Aktivität
Hier können Änderungen an der Aufgabe und Fortschritte eingesehen werden.
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Aktionen
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Fälligkeitsdatum
Ansichten der Aufgaben
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4 Ansichten
Um eigene sowie für andere Nutzer:innen erstellte Aufgaben und Fälligkeiten im Blick zu behalten, gibt es 4 Ansichten (Alle / Heute / Demnächst / Erledigt), nach denen Sie sich fällige bzw. anstehende Aufgaben anzeigen lassen können.
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Suche nach Aufgaben
Um nach einer bestimmten Aufgabe zu suchen, klicken Sie auf das Suchsymbol.
Innerhalb der 4 Ansichten können Sie nun nach Schlagwörtern suchen sowie nach Nutzer / Nutzergruppen, Priorität sowie Tags filtern.
Benachrichtigungen
Damit Aufgaben-Ersteller:innen bzw. an einer Aufgabe beteiligte Nutzer:innen über Updates informiert bleiben, werden Benachrichtigungen gesendet. Zu folgenden Handlungen gibt es diese:
- Zuweisung von Aufgaben
- Erledigung von Aufgaben (für Ersteller:in)
- Kommentare
- Erinnerungen
- Löschung von Aufgaben (für Ersteller:in)
Des Weiteren können an der Aufgabe beteiligten Nutzer:innen individuell über Benachrichtigungen entscheiden:
Schauen Sie sich auch den folgenden Artikel an: "Aufgaben in Listen gruppieren".
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Wir freuen uns über Ihr Feedback in der Quiply Community.
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