Umfrage erstellen/versenden und beantworten

Inhalt

Umfrage hinzufügen

• Umfragefeld hinzufügen
• Frage
• Typ
• Umfrage zusammenstellen

Einstellungen

• Wer sieht die Umfrage im linken Seitenmenü?
• Umfrage versenden/Rückmeldung einsehen
• Umfrageempfänger
• Bestätigungsnachrichten

Umfrage verschicken

Umfrage stoppen

Umfrageergebnisse anzeigen & auswerten 

Intro

Mit dem Umfragen-Modul können Sie beliebige Umfragen selbst gestalten und an ausgewählte Nutzergruppen versenden. Anschließend können die Umfragen und eingesendeten Antworten statistisch ausgewertet werden.

Mit unserem Umfragen-Feature ist es möglich, verschiedene Nutzer:innen Ihrer Organisation um ihr Feedback zu bitten und sich aktiv ein aktuelles Stimmungsbild Ihrer Nutzer:innen einzuholen. Klassiker sind z.B. eine Umfrage zur Mitarbeiter-App, die Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung oder die Frage nach der Teilnahme an einer Veranstaltung. Der Administrator stellt vorab die Umfrage ein und legt fest, welche Nutzer:innen diese versenden können.

Zum Beispiel bei einer Umfrage, um Feedback zu Ihrer Mitarbeiter-App einzuholen würden Sie wie folgt vorgehen:

Zuerst klicken Sie auf „Administration“, um in den Administrationsbereich zu gelangen. Dann klicken Sie im linken Menü auf „Umfragen“. Der Anzeigebereich aktualisiert sich. Nun können Sie bisher angelegte Umfragen sehen, sowie das Feld „Umfrage hinzufügen“, auf das Sie als nächstes klicken müssen.

Umfrage hinzufügen

Benennen Sie zunächst die Umfrage via „Name der Umfrage“ und fügen Sie eine aussagekräftige Beschreibung hinzu.

Umfragefeld hinzufügen

Wenn Sie ein Feld hinzufügen möchten, dann klicken Sie unten auf den grünen Button. Es erscheint ein Baukasten, in dem Sie sich Ihre verschiedenen Felder selbst zusammenstellen können.

Frage

Unter Frage stellen Sie einfach die von Ihnen vorgesehene Frage. Darunter erschein(en) dann Ihr(e) Typ(en) von Antwortmöglichkeit(en).

Typ

Wählen Sie zunächst unter „Typ“ aus, um welche Art von Formular-Feld es sich handeln soll. Die verschiedenen „Typen“ legen die Art der Antwortmöglichkeit aus:

• Kurze Antwort: Ein einzelner Satz, ein paar Worte, oder ein kurzer Text werden als Antwort festgelegt
• Absatz: Ein langer Text wird als Antwort festgelegt
• Zahl: Hier kann eine direkte Zahlenangabe abgebildet werden
• Multiple Choice: Sie geben mehrere Antwortmöglichkeiten vor, aus denen eine ausgewählt werden kann
• Checkboxen: Sie geben mehrere Antwortmöglichkeiten vor, aus denen mehrere gewählt werden können
• Drop-Down Menü: Sie geben ein Drop-Down Menü an Antwortmöglichkeiten vor und es muss eine davon gewählt werden
• Datei hochladen: Sie geben vor, dass die einsendende Person einen Anhang hochladen muss
• Bild/Foto hochladen: Sie geben vor, dass die einsendende Person ein Bild/Foto hochladen muss
• Lineare Skala: Sie geben vor, dass die einsendende Person einen Wert auf einer (von Ihnen definierten) Skala anklicken muss
• Multiple-Choice Gitter: Sie stellen sich per Baukastenprinzip Ihre eigene Multiple-Choice Antwortmöglichkeit zusammen (z.B. "Bewerte folgende Aussagen anhand der Skala")
• Datum: Sie geben vor, dass lediglich ein Datum angegeben werden muss
• Uhrzeit: Sie geben vor, dass eine Uhrzeit angegeben werden muss

• Wer darf das Feld sehen: Legen Sie fest, wer das Formular-Feld sehen darf. Dies können Sie auch individuell innerhalb eines Formulars pro Formular-Feld einstellen
• Wer darf das Feld bearbeiten: Legen Sie fest, wer das Formular-Feld bearbeiten darf. Dies können Sie auch individuell innerhalb eines Formulars pro Formular-Feld einstellen
• Formular-Feld kopieren: Mit dem Button mit den beiden Papieren kopieren Sie das gesamte Formular-Feld
• Formular-Feld löschen: Mit dem Mülleimer löschen Sie das gesamte Formular-Feld
• Pflichtfeld: Mit einem Haken in der Box hinter „Pflichtfeld“ weisen Sie die einsendende Person dazu an dieses Formular-Feld ausfüllen zu müssen.

Umfrage zusammenstellen

Jetzt stellen Sie sich Ihre eigene Umfrage zusammen. In unserem Fall haben wir als Beispiel eine Umfrage zur Mitarbeiter-App gewählt.

Einstellungen

Unter „Einstellungen“ nehmen Sie die Konfiguration Ihrer Umfrage vor. Hier sind alle Einstellungen kurz erklärt:

Wer sieht die Umfrage im linken Seitenmenü?

Hier legen Sie fest, welche Nutzer:innen die Umfrage generell in ihrem linken Seitenmenü sehen können; wer die Umfrage versenden darf, legen Sie im nächsten Schritt fest.

Umfrage versenden/Rückmeldungen einsehen

• Wer darf diese Umfrage versenden: Nutzergruppen oder Nutzer:innen festlegen, die die Umfrage versenden dürfen - treffen Sie hier keine Auswahl, dürfen alle Personen, die die Umfrage sehen, diese auch versenden; wenn Sie Einzelnutzer hinterlegen, können nur diese alle Antworten sehen, außer sie weisen in der nächsten Einstellung anderen Personen das Recht zu, die Antworten zu sehen; bei Nutzergruppen können alle Nutzer:innen der Nutzergruppe die Antworten sehen
• Wer, außer dem Ersteller, darf Rückmeldungen sehen: Nutzergruppen oder Nutzer:innen festlegen, die die Einsendungen sehen dürfen; Achtung: Wenn Sie die Umfrage bereits versendet haben und diese Einstellung nachträglich ändern, werden erst die Ergebnisse zukünftiger Umfragen sichtbar
• Anonymes Versenden aktivieren: Verhindert Rückschlüsse auf die versendende Person.

Umfrageempfänger

• Wer soll diese Umfrage erhalten und ausfüllen: Nutzergruppen oder Nutzer:innen festlegen, die die Umfrage beantworten sollen
• (+) Symbol: Wenn Sie im Vorfeld zwei oder mehr Empfängerlisten festlegen wollen, aus denen ein Versender auswählen soll, können Sie dies hier tun, in dem Sie eine neue Empfängerliste erstellen und hierbei Nutzergruppen und Nutzer:innen festlegen, die die Umfrage beantworten sollen
• Anonymes Antworten aktivieren: Verhindert Rückschlüsse auf die Person, die auf die Umfrage antwortet
• Ablehnung der empfangen Umfrage zulassen: Falls diese Option aktiviert wird, müssen die Empfänger:innen die Umfrage nicht ausfüllen und können die Teilnahme ablehnen
• Sende Push-Benachrichtigung beim Empfang: Die kontaktierte Person bekommt eine Push-Benachrichtigung, wenn eine Umfrage an sie gesendet wurde
• Sende E-Mail-Benachrichtigung beim Empfang: Die empfangende Person bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Umfrage an sie gesendet wurde

Bestätigungsnachrichten

Hier können Sie festlegen, welche Nachrichten zu welchen Anlässen per Pop-Up dem Absender oder Empfänger automatisch angezeigt werden.

Im nächsten Schritt können Sie die Umfrage als "Entwurf" speichern oder "Jetzt veröffentlichen". Mit der Veröffentlichung wird die Umfrage noch nicht verschickt, sondern ausschließlich für die "Umfrage-Versender" in der normalen Nutzerumgebung zur Verfügung gestellt. Nun muss die Umfrage von hier nochmal separat und final an die Nutzer:innen verschickt werden. 

Umfrage verschicken

Um die Umfrage an die Nutzer:innen zu verschicken, wechseln Sie in die normale Nutzerumgebung und klicken auf die veröffentlichte Umfrage. 

Vor dem Versenden kann der Titel der Umfrage sowie der Beschreibungstext nochmals modifiziert werden. Außerdem kann eine Teilnahmefrist für die Umfrage gesetzt werden (rot).
Falls Sie Änderungen an den Umfrage-Feldern vornehmen wollen, können Sie dies ausschließlich im Administrations-Bereich vornehmen.

Nun können die Umfrage-Empfänger ausgewählt und die Umfrage versendet werden.

Im nächsten Schritt landet die Umfrage beim Umfrage-Empfänger:

Per Klick auf die Einsendung öffnet sich der Bearbeitungsmodus.

Der Empfänger kann somit die Umfrage beantworten und die Antworten an den Versender und ggfs. weitere Empfänger der Antworten übermitteln.

Umfrage stoppen

Wenn Sie eine Teilnahmefrist gesetzt haben, stoppt diese Umfrage mit Ablauf dieser automatisch. Sie können die Umfrage auch manuell stoppen und bei Bedarf fortsetzen. Wenn die Umfrage gestoppt ist, können die Nutzer:innen keine Antworten einsenden und sehen die Umfrage auch nicht mehr aus der Nutzerumgebung. 

Alle Informationen, um Umfrageergebnisse anzuzeigen, auszuwerten & zu exportieren, finden Sie hier.