Formular erstellen und einreichen

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Einstellungen zur Konfiguration des Formulars

Formularfeld hinzufügen

Bearbeitung eines eingesendeten Formulars

Intro

Durch unser Formular-Feature ist es möglich zahlreiche Prozesse zu digitalisieren. Der Administrator kann über die Administration verschiedenste Formulare erstellen. 

Öffnen Sie das Menü zur Administration und rufen den Punkt „Formulare“ auf und klicken Sie auf "Formular hinzufügen".

Einstellungen

Unter „Einstellungen“ nehmen Sie die Konfiguration Ihres Formulars vor. Hier sind alle Einstellungen kurz erklärt:

Allgemein:

• Typ: Wählen Sie aus, ob es sich um einen einstufigen, einen zweistufigen oder einen externen Prozess per Email handelt.
  
  Typ: Einstufiger Prozess
  Bei dieser Variante gibt es eine Stufe zur Bearbeitung eines eingesendeten Formulars. Dafür bestimmen Sie einen Nutzer- bzw. eine Nutzergruppe.
  Besonders praktisch: Sie können den Einsendern von Formularen eine Empfänger bzw. Bearbeiter-Auswahl zur Verfügung stellen, aus denen der Nutzer dann den richtigen Empfänger auswählt: Empfänger-Auswahl bei Formularen.
  Typ: Zweistufiger Prozess
  Bei dieser Variante gibt es zwei Stufen zur Bearbeitung eines eingesendeten Formulars. Dafür bestimmen Sie sowohl im Schritt 1 einen Nutzer- bzw. eine Nutzergruppe sowie für den darauffolgenden zweiten Schritt.
  
  Typ: Externer Prozess
  Bei dieser Variante wird das in der App versendete Formular an eine hinterlegte Email gesendet. 
  
  Hinweis zum externen Prozess: Sollten Sie diesen Typ auswählen, können Sie hier zum Schutz der Login-Daten der Nutzer:innen eine weitere Einstellung vornehmen.
  
  
• Im öffentlichen Bereich anzeigen: Wird den Nutzenden angezeigt, die nicht angemeldet sind (nur bei öffentlichen Apps)
• Im internen Bereich anzeigen: Wird nur den internen Nutzenden angezeigt, die angemeldet sind.
• Begrenzung auf 1 Antwort: Schließt Mehrfachnennungen aus.
• Begrenzung auf 1 Antwort pro n Tage: Legt die Zahl der Antwortmöglichkeiten pro n-Tage fest.

Formular einsenden:

• Wer darf dieses Formular einsenden: Nutzergruppen festlegen, die mit dem Formular arbeiten dürfen. 
• Anonymes Einsenden aktivieren: Verhindert Rückschlüsse auf die einsendende Person.
• Sende Push-Benachrichtigung, wenn erledigt: Die einsendende Person bekommt eine Push-Benachrichtigung, wenn ihr Formular bearbeitet wurde.
• Sende E-Mail-Benachrichtigung, wenn erledigt: Die einsendende Person bekommt eine E-Mai-Benachrichtigung, wenn ihr Formular bearbeitet wurde.

Eingesendete Formulare bearbeiten

• Wer bearbeitet eingesendete Formulare: legt fest, wer das Formular zum Zeitpunkt des Einsendens bekommen soll, Sie haben  auch die Möglichkeit mehrere Empfänger/Empfängergruppen anzulegen und dem Einsender die Auswahl zu überlassen. Im Falle eines zweistufigen Formulars können Sie einen weiteren Empfänger angeben der das Formular im zweiten Schritt erhält und ebenfalls bearbeiten kann.
• Sende Push-Benachrichtigung beim Empfang: Die bearbeitende Person bekommt eine Push-Benachrichtigung, wenn ein zu bearbeitendes Formular eingesendet wurde.
• Sende E-Mail-Benachrichtigung beim Empfang: Die bearbeitende Person bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein zu bearbeitendes Formular eingesendet wurde.

Bestätigungsnachrichten

Hier können Sie festlegen, welche Nachrichten zu welchen Anlässen automatisch versendet werden, bitte beachten Sie dass es sich nur um eine kurze Push Nachricht in der App handelt, daher hier keine wichtigen Informationen eintragen.

Formular hinzufügen

Es öffnet sich der „Formular hinzufügen“ Generator. Benennen Sie zunächst das Formular via „Name des Formulars“ und fügen Sie eine aussagekräftige Beschreibung hinzu.

Formularfeld hinzufügen

Wenn Sie ein Formular-Feld hinzufügen möchten, dann klicken Sie unten auf den grünen Button. Es erscheint ein Baukasten, in dem Sie sich Ihre verschiedenen Formular-Felder selbst zusammenstellen können.

Frage

Unter Frage stellen Sie einfach die von Ihnen vorgesehene Frage. Darunter erscheint(en) dann Ihr(e) Typ(en) von Antwortmöglichkeit(en).

Typ

Wählen Sie zunächst unter „Typ“ aus, um welche Art von Formular-Feld es sich handeln soll. Die verschiedenen „Typen“ legen die Art der Antwortmöglichkeit aus.

• Kurze Antwort: Ein einzelner Satz, ein paar Worte, oder ein kurzer Text werden als Antwort festgelegt.
• Absatz: Ein langer Text wird als Antwort festgelegt.
• Zahl: Ermöglicht eine direkte Zahlenangabe abzubilden.
• Multiple Choice: Sie geben mehrere Antwortmöglichkeiten vor, aus denen eine ausgewählt werden kann.
• Checkboxen: Sie geben mehrere Antwortmöglichkeiten vor, aus denen mehrere gewählt werden können.
• Drop-Down Menü: Sie geben ein Drop-Down Menü an Antwortmöglichkeiten vor und es muss eine davon gewählt werden.
• Datei hochladen: Sie geben vor, dass die einsendende Person einen Anhang hochladen muss.
• Bild/Foto hochladen: Sie geben vor, dass die einsendende Person ein Bild/Foto hochladen muss.
• Lineare Skala: Sie geben vor, dass die einsendende Person einen Wert auf einer (von Ihnen definierten) Skala anklicken muss.
• Multiple-Choice Gitter: Sie stellen sich per Baukastenprinzip Ihre eigene Multiple-Choice Antwortmöglichkeit zusammen.
• Datum: Sie geben vor, dass lediglich ein Datum angegeben werden muss.
• Uhrzeit: Sie geben vor, dass eine Uhrzeit angegeben werden muss.

Wer darf das Feld sehen?

Legen Sie fest, wer das Formular-Feld sehen darf. Dies können Sie auch individuell innerhalb eines Formulars pro Formular-Feld einstellen.

Wer darf das Feld bearbeiten?

Legen Sie fest, wer das Formular-Feld bearbeiten darf. Dies können Sie auch individuell innerhalb eines Formulars pro Formular-Feld einstellen.

Buttons

Mit den drei Buttons am unteren linken Rand des „Formular-Feld hinzufügen“ Feldes können Sie:

• Mit den beiden Papieren kopieren Sie das gesamte Formular-Feld.
• Mit dem Mülleimer löschen Sie das gesamte Formular-Feld.
• Mit einem Haken in der Box hinter „Pflichtfeld“ weisen Sie die einsendende Person dazu an dieses Formular-Feld ausfüllen zu müssen.

Formular zusammenstellen

Jetzt stellen Sie sich Ihr eigenes Formular zusammen. In unserem Fall haben wir als Beispiel eine Materialbestellung gewählt:

Für die Mitarbeitenden sieht das Formular zur Einsendung so aus:

Wenn das Formular ausgefüllt wurde, kann es eingereicht werden. Dafür muss noch der Formular Empfänger ausgewählt werden, insofern der Ersteller eine Auswahl zur Verfügung gestellt hat. 

Im nächsten Schritt landet das Formular beim Formular-Empfänger:

Bearbeitung eines eingesendeten Formulars

Nun liegt der nächste Handlungsschritt bei dem Empfänger und Bearbeiter.
Per Klick auf die Einsendung öffnet sich der Formular Bearbeitungsmodus, Sie können nun das Formular zurückweisen oder als erledigt zurückgeben.

Der Einsender erhält in beiden Fällen die entsprechende Benachrichtigung wie hier z.B. eine Zurückweisung. Praktisch für diesen Fall ist, wenn Sie bei der Erstellung des Formulars ein Kommentarfeld einbauen um weitere Informationen dem Sender übermitteln zu können.