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Einstellungen zur Konfiguration des Formulars
Änderungs-Protokoll: Änderungen der Formular-Einstellungen
Bearbeitung eines eingesendeten Formulars
Intro
Durch unser Formular-Feature ist es möglich zahlreiche Prozesse zu digitalisieren. Der App-Administrator kann über die Administration verschiedenste Formulare erstellen. Ebenfalls kann der App-Superior Formulare erstellen, insofern er dafür die Berechtigung erhalten hat.
Formular erstellen als App-Admin
Öffnen Sie das Menü zur Administration und rufen den Punkt „Formulare“ auf und klicken Sie auf "Formular hinzufügen".
Formular erstellen als App-Superior
Öffnen Sie das linke Seitenmenü und suchen Sie den Abschnitt "Formulare". Dort finden Sie ganz oben den Plus-Button "Neues Formular".
Neben der Erstellung von Formularen können App-Superior auch jene Formulare bearbeiten, welche sie im linken Seitenmenü einsehen können. Entwürfe können vom App-Superior nicht erstellt werden, denn diese sind nur über den Administrationsbereich einsehbar.
Einstellungen
Unter „Einstellungen“ nehmen Sie die Konfiguration Ihres Formulars vor. Hier sind alle Einstellungen kurz erklärt:
Allgemein:

- Typ: Wählen Sie aus, ob es sich um einen einstufigen, einen zweistufigen oder einen externen Prozess per Email handelt.
Typ: Einstufiger Prozess
Bei dieser Variante gibt es eine Stufe zur Bearbeitung eines eingesendeten Formulars. Dafür bestimmen Sie einen Nutzer- bzw. eine Nutzergruppe.
Besonders praktisch: Sie können den Einsendern von Formularen eine Empfänger bzw. Bearbeiter-Auswahl zur Verfügung stellen, aus denen der Nutzer dann den richtigen Empfänger auswählt: Empfänger-Auswahl bei Formularen.Typ: Zweistufiger Prozess
Bei dieser Variante gibt es zwei Stufen zur Bearbeitung eines eingesendeten Formulars. Dafür bestimmen Sie sowohl im Schritt 1 eine Nutzer- bzw. eine Nutzergruppe sowie für den darauffolgenden zweiten Schritt.
Typ: Externer Prozess
Bei dieser Variante wird das in der App versendete Formular an eine hinterlegte Email gesendet. Darüber hinaus besteht zusätzlich die Möglichkeit eine zusätzlichen Empfänger zu hinterlegen, der die die Einsendungen auch innerhalb der App einsehen kann.
Zudem besteht die Möglichkeit, über die Empfängerauswahl weitere E-Mail-Adressen zu hinterlegen, aus denen beim Einsenden gewählt werden kann. Auch hier besteht jeweils die Möglichkeit einen zusätzlichen Empfänger bzw. eine Nutzergruppe zu hinterlegen, der bzw. die die Einsendungen innerhalb der App einsehen kann.
Hinweis zum externen Prozess: Sollten Sie diesen Typ auswählen, können Sie hier zum Schutz der Login-Daten der Nutzer:innen eine weitere Einstellung vornehmen. - Im öffentlichen Bereich anzeigen: Wird den Nutzenden angezeigt, die nicht angemeldet sind (nur bei öffentlichen Apps)
- Im internen Bereich anzeigen: Wird nur den internen Nutzenden angezeigt, die angemeldet sind.
- Begrenzung auf 1 Antwort: Schließt Mehrfachnennungen aus.
- Begrenzung auf 1 Antwort pro n Tage: Legt die Zahl der Antwortmöglichkeiten pro n-Tage fest.
Formular einsenden:
- Wer darf dieses Formular einsenden: Nutzergruppen festlegen, die mit dem Formular arbeiten dürfen.
- Anonymes Einsenden aktivieren: Verhindert Rückschlüsse auf die einsendende Person.
- Sende Push-Benachrichtigung, wenn erledigt: Die einsendende Person bekommt eine Push-Benachrichtigung, wenn ihr Formular bearbeitet wurde.
- Sende E-Mail-Benachrichtigung, wenn erledigt: Die einsendende Person bekommt eine E-Mai-Benachrichtigung, wenn ihr Formular bearbeitet wurde.
Eingesendete Formulare bearbeiten
- Wer bearbeitet eingesendete Formulare: legt fest, wer das Formular zum Zeitpunkt des Einsendens bekommen soll, Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Empfänger/Empfängergruppen anzulegen und dem Einsender die Auswahl zu überlassen. Im Falle eines zweistufigen Formulars können Sie einen weiteren Empfänger angeben der das Formular im zweiten Schritt erhält und ebenfalls bearbeiten kann.
- Sende Push-Benachrichtigung beim Empfang: Die bearbeitende Person bekommt eine Push-Benachrichtigung, wenn ein zu bearbeitendes Formular eingesendet wurde.
- Sende E-Mail-Benachrichtigung beim Empfang: Die bearbeitende Person bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein zu bearbeitendes Formular eingesendet wurde.
Bestätigungsnachrichten
Hier können Sie festlegen, welche Nachrichten zu welchen Anlässen automatisch versendet werden, bitte beachten Sie dass es sich nur um eine kurze Push Nachricht in der App handelt, daher hier keine wichtigen Informationen eintragen.
Formular hinzufügen
Es öffnet sich der „Formular hinzufügen“ Generator. Benennen Sie zunächst das Formular via „Name des Formulars“ und fügen Sie eine aussagekräftige Beschreibung hinzu.
Formularfeld hinzufügen
Wenn Sie ein Formular-Feld hinzufügen möchten, dann klicken Sie unten auf den grünen Button. Es erscheint ein Baukasten, in dem Sie sich Ihre verschiedenen Formular-Felder selbst zusammenstellen können.
Frage
Unter Frage stellen Sie einfach die von Ihnen vorgesehene Frage. Darunter erscheint(en) dann Ihr(e) Typ(en) von Antwortmöglichkeit(en).
Typ
Wählen Sie zunächst unter „Typ“ aus, um welche Art von Formular-Feld es sich handeln soll. Die verschiedenen „Typen“ legen die Art der Antwortmöglichkeit aus.
- Kurze Antwort: Ein einzelner Satz, ein paar Worte, oder ein kurzer Text werden als Antwort festgelegt.
- Absatz: Ein langer Text wird als Antwort festgelegt.
- Zahl: Ermöglicht eine direkte Zahlenangabe abzubilden.
- Multiple Choice: Sie geben mehrere Antwortmöglichkeiten vor, aus denen eine ausgewählt werden kann.
- Checkboxen: Sie geben mehrere Antwortmöglichkeiten vor, aus denen mehrere gewählt werden können.
- Drop-Down Menü: Sie geben ein Drop-Down Menü an Antwortmöglichkeiten vor und es muss eine davon gewählt werden.
- Datei hochladen: Sie geben vor, dass die einsendende Person einen Anhang hochladen muss.
- Bild/Foto hochladen: Sie geben vor, dass die einsendende Person ein Bild/Foto hochladen muss.
- Lineare Skala: Sie geben vor, dass die einsendende Person einen Wert auf einer (von Ihnen definierten) Skala anklicken muss.
- Multiple-Choice Gitter: Sie stellen sich per Baukastenprinzip Ihre eigene Multiple-Choice Antwortmöglichkeit zusammen.
- Datum: Sie geben vor, dass lediglich ein Datum angegeben werden muss.
- Uhrzeit: Sie geben vor, dass eine Uhrzeit angegeben werden muss.
Wer darf das Feld sehen?
Legen Sie fest, wer das Formular-Feld sehen darf. Dies können Sie auch individuell innerhalb eines Formulars pro Formular-Feld einstellen.
Wer darf das Feld bearbeiten?
Legen Sie fest, wer das Formular-Feld bearbeiten darf. Dies können Sie auch individuell innerhalb eines Formulars pro Formular-Feld einstellen.
Erweiterung bei den Einstellungen
Bisher ist es bereits möglich bei den Formular-Feldern die Sichtbarkeit der Felder einzustellen, z. B. ob der Absender ein Feld sehen darf oder nicht. Damit ist es z. B. möglich einzustellen, dass nur der Empfänger ein Feld sieht und bearbeiten kann, um z. B. bei einem gewissen Prozess eine Bemerkung bzw. Kommentar einzutragen. Nach Abschluss des Formulars sind aktuell alle Felder sowohl für den Absender als auch die Empfänger sichtbar. Sie können die Felder aber auch je nach Einstellung nach dem Abschluss des Formularfeldes verbergen.
Buttons
Mit den drei Buttons am unteren linken Rand des „Formular-Feld hinzufügen“ Feldes können Sie:
- Mit den beiden Papieren kopieren Sie das gesamte Formular-Feld.
- Mit dem Mülleimer löschen Sie das gesamte Formular-Feld.
- Mit einem Haken in der Box hinter „Pflichtfeld“ weisen Sie die einsendende Person dazu an dieses Formular-Feld ausfüllen zu müssen.
Formular zusammenstellen
Jetzt stellen Sie sich Ihr eigenes Formular zusammen. In unserem Fall haben wir als Beispiel eine Materialbestellung gewählt:
Für die Mitarbeitenden sieht das Formular zur Einsendung wie folgt aus:
Wenn das Formular ausgefüllt wurde, kann es eingereicht werden. Dafür muss noch der Formular Empfänger ausgewählt werden, insofern der Ersteller eine Auswahl zur Verfügung gestellt hat.
Im nächsten Schritt landet das Formular beim Formular-Empfänger:
Änderungs-Protokoll: Änderungen der Formular-Einstellungen
Damit über die Administration nicht unsachgemäß ein unbefugter Nutzender als Bearbeiter:in von neu eintreffenden Formularen eingefügt werden kann, wurde ein Änderungs-Protokoll entwickelt. Über dieses können Formular-Bearbeiter:innen sowie App-Admins die Rechtevergabe in den Formular-Einstellungen transparent verfolgen. Dieses Protokoll finden Sie in den Formulareinstellungen an unterster Stelle. Dieses erscheint erst, sobald eine zuvor gespeicherte Formular-Einstellung geändert wurde.
Bearbeitung eines eingesendeten Formulars
Nun liegt der nächste Handlungsschritt bei dem Empfänger und Bearbeiter.
Per Klick auf die Einsendung öffnet sich der Formular Bearbeitungsmodus, Sie können nun das Formular zurückweisen oder als erledigt zurückgeben.
Der Einsender erhält in beiden Fällen die entsprechende Benachrichtigung wie hier z.B. eine Zurückweisung. Praktisch für diesen Fall ist, wenn Sie bei der Erstellung des Formulars ein Kommentarfeld einbauen um weitere Informationen dem Sender übermitteln zu können.
Nachdem Sie auf OK, erledigt geklickt, also das Formular bestätigt haben, können Sie es ganz einfach und schnell wieder aufrufen, indem Sie auf "Formular öffnen" klicken. So müssen Sie nicht zuerst wieder auf die Benachrichtigungsglocke tippen, um das bearbeitete Formular zu öffnen.
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