Dieser Beitrag listet neue Funktionen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen, die mit der App-Version 2.72.x bereitgestellt wurden.

Um die neue Version zu nutzen, aktualisieren Sie Ihre App bitte über den Apple App Store oder Google Play.

Neue Features

Formulare

Durch unser neues Formular-Feature ist es möglich zahlreiche Prozesse zu digitalisieren. Der Administrator stellt vorab ein Formular ein und die Mitarbeitenden können dieses dann benutzen.

Zum Beispiel bei einem Formular für Materialbestellungen würden Sie wie folgt vorgehen:

Zuerst klicken Sie auf „Administration“, um in den Administrationsbereich zu gelangen. Dann klicken Sie im linken Menü auf „Formulare“. Der Anzeigebereich aktualisiert sich. Nun können Sie bisher angelegte Formulare sehen, sowie das Feld „Formular hinzufügen“, auf das Sie als nächstes klicken müssen.

Einstellungen

Unter „Einstellungen“ nehmen Sie die Konfiguration Ihres Formulars vor. Hier sind alle Einstellungen kurz erklärt:

Allgemein:

Typ: Wählen Sie aus, ob es sich um einen einstufigen, oder einen zweistufigen Prozess handelt.
Im öffentlichen Bereich anzeigen: Wird den Nutzenden angezeigt, die nicht angemeldet sind.
Im internen Bereich anzeigen: Wird nur den Nutzenden angezeigt, die angemeldet sind.
Begrenzung auf 1 Antwort: Schließt Mehrfachnennungen aus.
Begrenzung auf 1 Antwort pro n Tage: Legt die Zahl der Antwortmöglichkeiten pro n-Tage fest.

Formular einsenden:

Wer darf dieses Formular einsenden?: Nutzergruppen festlegen, die mit dem Formular arbeiten dürfen.
Anonymes Einsenden aktivieren: Verhindert Rückschlüsse auf die einsendende Person.
Sende Push-Benachrichtigung, wenn erledigt: Die einsendende Person bekommt eine Push-Benachrichtigung, wenn ihr Formular bearbeitet wurde.
Sende E-Mail-Benachrichtigung, wenn erledigt: Die einsendende Person bekommt eine E-Mai-Benachrichtigung, wenn ihr Formular bearbeitet wurde.

Eingesendete Formulare bearbeiten

Wer bearbeitet eingesendete Formulare: legt fest, wer das Formular zum Zeitpunkt des Einsendens bekommen soll.
Sende Push-Benachrichtigung beim Empfang: Die bearbeitende Person bekommt eine Push-Benachrichtigung, wenn ein zu bearbeitendes Formular eingesendet wurde.
Sende E-Mail-Benachrichtigung beim Empfang: Die bearbeitende Person bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein zu bearbeitendes Formular eingesendet wurde.

Bestätigungsnachrichten

Hier können Sie festlegen, welche Nachrichten zu welchen Anlässen automatisch versendet werden.

Formular hinzufügen

Es öffnet sich der „Formular hinzufügen“ Generator. Benennen Sie zunächst das Formular via „Name des Formulars“ und fügen Sie eine aussagekräftige Beschreibung hinzu.

Formularfeld hinzufügen

Wenn Sie ein Formular-Feld hinzufügen möchten, dann klicken Sie unten auf den grünen Button. Es erscheint ein Baukasten, in dem Sie sich Ihre verschiedenen Formular-Felder selbst zusammenstellen können.

Frage

Unter Frage stellen Sie einfach die von Ihnen vorgesehene Frage. Darunter erscheint(en) dann Ihr(e) Typ(en) von Antwortmöglichkeit(en).

Typ

Wählen Sie zunächst unter „Typ“ aus, um welche Art von Formular-Feld es sich handeln soll. Die verschiedenen „Typen“ legen die Art der Antwortmöglichkeit aus.

Kurze Antwort: Ein einzelner Satz, ein paar Worte, oder ein kurzer Text werden als Antwort festgelegt.
Absatz: Ein langer Text wird als Antwort festgelegt.
Multiple Choice: Sie geben mehrere Antwortmöglichkeiten vor, aus denen eine ausgewählt werden kann.
Checkboxen: Sie geben mehrere Antwortmöglichkeiten vor, aus denen mehrere gewählt werden können.
Drop-Down Menü: Sie geben ein Drop-Down Menü an Antwortmöglichkeiten vor und es muss eine davon gewählt werden.
Datei hochladen: Sie geben vor, dass die einsendende Person einen Anhang hochladen muss.
Bild/Foto hochladen: Sie geben vor, dass die einsendende Person ein Bild/Foto hochladen muss.
Lineare Skala: Sie geben vor, dass die einsendende Person einen Wert auf einer (von Ihnen definierten) Skala anklicken muss.
Multiple-Choice Gitter: Sie stellen sich per Baukastenprinzip Ihre eigene Multiple-Choice Antwortmöglichkeit zusammen.
Datum: Sie geben vor, dass lediglich ein Datum angegeben werden muss.
Uhrzeit: Sie geben vor, dass eine Uhrzeit angegeben werden muss.

Wer darf das Feld sehen?

Legen Sie fest, wer das Formular-Feld sehen darf. Dies können Sie auch individuell innerhalb eines Formulars pro Formular-Feld einstellen.

Wer darf das Feld bearbeiten?

Legen Sie fest, wer das Formular-Feld bearbeiten darf. Dies können Sie auch individuell innerhalb eines Formulars pro Formular-Feld einstellen.

Buttons

Mit den drei Buttons am unteren linken Rand des „Formular-Feld hinzufügen“ Feldes können Sie:

Mit den beiden Papieren kopieren Sie das gesamte Formular-Feld.
Mit dem Mülleimer löschen Sie das gesamte Formular-Feld.
Mit einem Haken in der Box hinter „Pflichtfeld“ weisen Sie die einsendende Person dazu an dieses Formular-Feld ausfüllen zu müssen.

Formular zusammenstellen

Jetzt stellen Sie sich Ihr eigenes Formular zusammen. In unserem Fall haben wir als Beispiel eine Materialbestellung gewählt.

Das sieht dann für die Mitarbeitenden, die das Formular einfach nur benutzen wollen, so aus:

Wenn das Formular ausgefüllt wurde wählen Sie den Formular-Empfänger und senden das Formular ab.

Im nächsten Schritt landet das Formular beim Formular-Empfänger:

Per Klick auf die Einsendung öffnet sich der Formular Bearbeitungsmodus.

Hier können Sie sehen, wie das Formular ausgefüllt wurde. Am Ende können Sie auf „Zurückweisen“, oder „Okay, erledigt“ klicken.

In beiden Fällen bekommt der/die absendende Person eine Mitteilung über Ihre Entscheidung.

Kampagnen

Kampagnen funktionieren nach einem ähnlichen Prinzip wie Formulare. Der Unterschied ist, dass Sie bei den Kampagnen Informationen an einzelne User verschicken können, die Sie vorher bspw. als Nutzergruppe selektiert haben. Sie können eine Bestätigung bekommen, ob Ihre Nachricht gelesen wurde und von wem. Wir stellen Ihnen dafür einen aufwändigen Statistikbereich zur Verfügung.

Umfragen

Auch unsere Umfragen funktionieren im selben Baukastenprinzip, wie Formulare und Kampagnen. Hier fällt der Statistikbereich natürlich noch umfangreicher aus, als bei den Kampagnen. Auch bei den Umfragen können Sie mit Nutzergruppen arbeiten, um sich allzu viel Aufwand zu sparen.

Nutzergruppen

Mit unserem aktuellen Release gibt es die Möglichkeit Nutzergruppen festzulegen. Unter Administration finden Sie im linken Menü unter „Nutzer“ den Punkt „Nutzergruppen“. Dort werden Ihnen alle bereits festgelegten Nutzergruppen angezeigt, sowie der Button „Nutzergruppe hinzufügen“.

Eine Nutzergruppe beinhaltet alle von Ihnen festgelegten Nutzerinnen und Nutzer. Es bietet sich an mit Nutzergruppen zu arbeiten, um bspw. Formulare oder Kampagnen leichter an bestimmte Gruppen zu adressieren.

Die einfache Variante ist es die Nutzer individuell auszuwählen. In einem neu erscheinenden Fenster können Sie User suchen und manuell auswählen.

Die pflegeleichtere Variante ist es die Nutzer dynamisch auszuwählen. Beispielsweise könnten Sie, falls Sie mehrere Hausmeister*innen in Ihrem Betrieb haben eine Nutzergruppe erstellen, die Sie „Hausmeisterinnen und Hausmeister“ nennen.

Nun wählen Sie bspw. Einen Standort aus, und bei Rolle „Hausmeister*in“. Das bedeutet nun, dass Sie, wenn Sie einen neuen User anlegen und diesem die Rolle „Hausmeister*in“ zuweisen, automatisch Ihre Nutzergruppe „Hausmeisterinnen und Hausmeister“ um die neue nutzende Person erweitern.

Nutzergruppen spielen momentan bei den Formularen, Kampagnen und Umfragen eine Rolle. Bald werden Nutzergruppen auch für Channels und Gruppen-Chats zur Verfügung stehen.

Des Weiteren haben wir wie immer einige kleinere weitere Fehler behoben, die wir für nicht zwingend erwähnenswert erachten und daher nicht gesondert aufführen.

Release 07. Oktober 2019