Nutzer einladen (für bereits angelegte Nutzer)

Hinweis: Wie Sie neue Nutzer:innen anlegen, erklären wir Ihnen in dem Artikel Nutzer anlegen. Hier erklären wir, wie angelegte Nutzende, die noch nicht registriert sind, eingeladen werden.

Über die App-Konfiguration können Sie bestimmen, wer das Recht hat, neue Nutzer:innen anzulegen und einzuladen. Dies können je nach Einstellung Admins, App-Superior oder normale Nutzer:innen sein. Neue Nutzer:innen können einzeln als auch zu mehreren gleichzeitig eingeladen werden.

Einzelne angelegte Nutzer:innen einladen

Um einzelne Nutzer:innen in Ihre App einzuladen, können Sie folgenden Schritte durchführen:

1. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf Nutzerverzeichnis

2. Suchen Sie dort nachdem dem/der Nutzer:in. Ein nicht registrierte:r Nutzer:in, listet keinen grünen Punkt mit dem Wort „Registriert“ neben der Profilansicht auf. Zudem steht unter dem Namen, dass die Person nur "Angelegt" ist. (Im Bild ist der nicht registrierte Nutzer in rot markiert)

 3. Klicken Sie auf das Nutzer-Profil.

4. Wählen Sie dann „Code senden“ aus (im Bild rot hervorgehoben).

5. Es öffnet sich ein Fenster, wo Sie den:die Nutzer:in entweder per SMS (siehe Bild 1) oder per E-Mail (wenn Sie diese als Login hinterlegt haben) eine Einladung zukommen lassen können. Zusätzlich oder alternativ zu E-Mail oder SMS können Sie auch ein PDF für den Nutzer generieren, um es dem Nutzer zukommen zu lassen.

Mehrere Nutzer:innen einladen

Um Zeit einzusparen und um den Aufwand möglichst gering zu halten, gibt es drei Möglichkeiten Nutzer einzuladen.

1. Möglichkeit

1. Öffnen Sie den Administrationsbereich

2. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf Nutzerverwaltung

3. Wählen Sie „Nutzer einladen >“ aus (im Bild rot markiert)

Sie können im angezeigten Fenster nach zwei Möglichkeiten filtern:

- „Angelegte Nutzer“: Nutzer:innen die bislang keine Einladung erhalten haben

- „Angelegte und eingeladene Nutzer“: Nutzer:innen die bislang keine Einladung erhalten haben  und Nutzer:innen, die bereits eingeladen wurden, aber sich noch nicht registriert haben. Diese können hiermit eine erneute Registrierungseinladung erhalten.

Im nächsten Schritt können Sie wählen, ob Sie für die ausgewählten Nutzer:innen eine PDF-Datei mit Namen und Codes erzeugen, PDFs mit Instruktionen für alle generieren oder gesammelt alle per E-Mail oder SMS einladen möchten.

2. Möglichkeit

Laden Sie alle Nutzer auf einmal über einen Excel-Import ein. Hierzu lesen Sie sich bitte den Artikel Excel/CSV-Import von Nutzerdaten. Beim Import können Sie direkt alle Nutzer:innen einladen oder dies zu einem späteren Zeitpunkt tun. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt einladen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor.

1. Rufen Sie den Administrationsbereich auf

2. Klicken Sie den Menüpunkt Nutzer-Import an

3. Danach erscheint Ihnen eine Listenansicht mit allen bereits durchgeführten Importen.

4. Klicken Sie die drei Punkte unter dem Punkt Aktion an (im Bild in rot hervorgehoben):

5. Es öffnet sich ein Fenster: Hier wählen Sie nun angelegte Nutzer:innen einladen aus (im Bild in rot hervorgehoben):

6.  Bestätigen Sie nochmal Ihr Vorgehen, indem Sie auf "Ja, einladen" klicken.