21. Januar 2021: "Smarte" Verwaltung und mehr Freiheit mit den erweiterten Nutzergruppen

Hinweis: Diese Information betrifft insbesondere Kunden, die bereits vor Januar 2021 die Quiply Mitarbeiter-App genutzt haben.

 

Die Quiply Produktentwicklung war für Sie fleißig: Ab jetzt lässt sich die Quiply Mitarbeiter-App durch die Ausweitung der Nutzergruppen auf das gesamte System noch einfacher verwalten und kann noch individueller konfiguriert werden.

 

Die Umstellung erfolgt sukzessive für alle Kunden. Sie werden von uns entsprechend informiert. 

 

Freuen Sie sich auf die vielen Vorteile der erweiterten Nutzergruppen, die wir aus diesem Grund auch gerne "Smart-Groups" nennen. 

Was genau heißt dies für Sie?

Auf den ersten Blick sollten Sie und Ihre Nutzer zunächst nach der Umstellung keinen Unterschied bemerken. Die App funktioniert genauso, wie Sie es gewohnt sind.

 

Bei näherem Hinschauen werden Sie in der Administration feststellen, dass Sie nun die Möglichkeit haben, über Nutzergruppen die Berechtigung zum Lesen (Sichtbarkeit), Schreiben und Administrieren in den ab der Umstellung nun auch folgenden Modulen steuern können:

• Channels
• Kalender
• Karten
• und ganz neu: Verwaltete Gruppen

Wie bisher können Sie die Formulare, Kampagnen und Umfragen über die Nutzergruppen und für einzelne Nutzer steuern.

Channels

In den Channels haben Sie bislang die Nutzer-Profilfelder nutzen können, um die Sichtbarkeit des Channels zu steuern. Ab jetzt haben Sie die Möglichkeit, Nutzergruppen und einzelne Nutzer zu bestimmen, um in den Channels die folgenden Berechtigungen zu vergeben:

• Lesen (Sichtbarkeit des Channels)
• Schreiben (Autoren)
• Administrieren (Channel-Admins)

Im Zuge der Umstellung auf die neue Version werden vom System automatisch Nutzergruppen für Ihre bestehenden Channels erzeugt. Sie müssen somit nichts weiter tun. Die automatisch generierten Nutzergruppen können Sie in der Administration unter dem Punkt „Nutzergruppen“ selbstverständlich nach Ihren Wünschen bearbeiten.

Kalender

Bislang konnten Kalender nur für alle Nutzer sichtbar gemacht werden. Die Rechte zum Bearbeiten der Termine konnten bislang nur App-Admins und App-Superiors zugewiesen werden. Die Rechte zum Administrieren (=verwalten der Einstellungen) waren den App-Admins vorenthalten. Jedoch können ab der Umstellung einzelnen Nutzern und Nutzergruppen die folgenden Berechtigungen vergeben werden:

• Lesen (Sichtbarkeit des Kalenders)
• Schreiben (Termine eintragen und bearbeiten)
• Administrieren (Einstellungen des Kalenders verwalten)

Karten

Bislang konnten auch die Karten nur für alle Nutzer sichtbar gemacht werden. Die Rechte zum Bearbeiten der Orte konnten bislang nur App-Admins innerhalb der App-Administration wahrnehmen. Die Rechte zum Administrieren (=verwalten der Einstellungen) waren ebenfalls den App-Admins vorenthalten. Mit den erweiterten Nutzergruppen können nun einzelnen Nutzern und Nutzergruppen die folgenden Berechtigungen vergeben werden:

• Lesen (Sichtbarkeit der Karte)
• Schreiben (Orte eintragen und bearbeiten)
• Administrieren (Einstellungen der Karte verwalten)

Verwaltete Gruppen

Dies ist eine neue Funktion, die Sie nach der Umstellung in der Administration finden. Diese verwalteten Gruppen können nur von App-Admins erstellt werden. Der Vorteil ist, dass diese auch dynamisch über Nutzergruppen verwaltet werden können, d.h., dass die Verwaltung der Mitglieder automatisiert werden kann. Bislang konnten Mitglieder nur manuell hinzugefügt oder entfernt werden.

 

Bei den hier erstellten Gruppen haben Sie die Möglichkeit außer Nutzern auch Nutzergruppen hinzuzufügen. Damit können Sie Gruppen erstellen, deren Mitglieder dynamisch über Nutzergruppen zusammengestellt werden, z.B. 'Alle Nutzer am Standort Köln' oder 'Marketing-Nutzergruppe'. Somit treten neue Nutzer oder Nutzer, die ihr Profil ändern, automatisch einer solchen Gruppe bei, wenn sie den dort eingestellten Kriterien entsprechen.

 

Die hier im App-Admin-Bereich erstellten Gruppen können Sie administrieren, ohne Mitglied der Gruppe sein zu müssen. Wenn Sie kein Mitglied der Gruppe sind, können Sie nicht die Inhalte der Gruppe sehen.

 

Nach wie vor können normale Nutzer außerhalb der Administration Gruppen erstellen. Diese sind dann als „privat“ gekennzeichnet. Eine dynamische Verwaltung über Nutzergruppen ist bei diesen privaten Gruppen nicht vorgesehen. Die außerhalb des App-Admin-Bereichs erstellten Gruppen sind in der App-Administration nicht sichtbar und können nicht von App-Admins administriert werden.

 

In den verwalteten Gruppen können für einzelne Nutzer oder Nutzergruppen folgende Rollen vergeben werden:

• Mitglied: Diese können die Inhalte lesen und auch selbst Nachrichten schreiben. In den erweiterten Gruppeneinstellungen können Sie die Berechtigung zum Schreiben entziehen.
• Mitglied mit erweiterten Rechten: Diesen kann die Berechtigung gegeben werden, Mitglieder zu verwalten und auch Termine zu erstellen.
• Gruppen-Admin: Dieser kann alle Rechte in der Gruppe wahrnehmen und die Gruppe auch löschen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen einen ersten Überblick geben konnten, welche Möglichkeiten Ihnen die erweiterten Nutzergruppen bieten. Wie die Berechtigungen vergeben werden können, können Sie in unseren Hilfe-Center Artikeln nachlesen.

 

Bei Fragen stehen wir Ihnen zur Verfügung und wünschen viel Freude mit den neuen Möglichkeiten.