Deaktivierung eines Nutzenden:
Wenn Sie den/die Nutzer:in deaktivieren, wird diese:r nach wenigen Minuten automatisch abgemeldet und kann sich anschließend nicht mehr anmelden. Die Person erhält auch keine Benachrichtigungen per E-Mail oder Push, während der Zugang deaktiviert ist. Das Nutzerprofil bleibt dabei bestehen und Sie können es zu einem späteren Zeitpunkt wieder reaktivieren.
Während der Deaktivierung wird eine Nutzerlizenz verwendet. Dies bietet sich zum Beispiel an wenn ein Nutzender sich über längeren Zeitraum in einer Elternzeit oder einem Sabbatical befindet.
Erstellte Inhalte werden mit „Deaktivierter Nutzer“ markiert.
Vorteil der Deaktivierung: Der Mitarbeitende kann wieder Zugriff auf all seine Daten erhalten, wenn er/sie beispielsweise in Elternzeit war. Zudem ist über einen roten Punkt die Deaktivierung ersichtlich.
Löschung eines Nutzenden:
Wenn Sie eine:n Nutzer:in endgültig löschen möchten, so wird diese:r umgehend aus der Umgebung entfernt.
Alle Inhalte bleiben bestehen. Der/Die Nutzer:in kann sich nicht mehr anmelden und wird nicht mehr in der Nutzverwaltung aufgeführt. Erstellte Inhalte werden mit „Gelöschter Nutzer“ markiert. Die 1:1-Chats mit dem gelöschten Nutzer werden automatisch ausgeblendet.
Vorteil der Löschung: Die Lizenz wird wieder frei und kann vergeben werden.
Nutzer:in deaktivieren oder löschen
1. Klicken Sie auf den Punkt "Nutzerverzeichnis".
2. Wählen Sie den/die Nutzer:in aus, den/die Sie deaktivieren oder entfernen möchten.
Schritt 3. Scrollen Sie ganz nach unten. Unter dem Punkt „Lifecycle Management“ können Sie den/die Nutzer:in deaktivieren oder auch direkt oder anschließend löschen. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen das Nutzerprofil unwiderruflich gelöscht wird. Sollte der/die Nutzer:in in Zukunft doch noch einmal Zugriff erhalten sollen, wählen Sie bitte "deaktivieren".
Wenn Sie den/die deaktivierten Nutzer:in wieder aktivieren möchten, können Sie die Person auswählen und haben unter dem Punkt „Lifecycle Management“ die Möglichkeit das Profil zu reaktivieren.
Wer kann Nutzer:innen deaktivieren / löschen?
App-Admins sowie App-Superios können Nutzer:innen löschen.
App-Superior können andere Nutzer:innen nur löschen bzw. deaktivieren, insofern diesen vorab von einem App-Admin in der App-Konfiguration dieses Recht zugeschrieben wurde. Mehr Informationen dazu erhalten Sie hier: Was ist die Rolle "App-Superior"?
Können Nutzer:innen sich selber deaktivieren / löschen?
Laut Vorgaben von Apple sowie Google müssen Nutzer:innen die selbstständige Deaktivierung bzw. Löschung ermöglicht werden. Sollte sich ein Nutzender dafür entscheiden, wird dieser vorerst deaktiviert und erhält somit keinen Zugang mehr zur App. Aufgrund administrativer Aufgaben wird den App-Admins letztendlich die Löschung des Nutzerprofils vorbehalten.
Folgende Meldung erhält ein Nutzender, sollte er sich für eine selbstständige "Löschung" entscheiden:
Massenweise Löschung/Deaktivierung von Nutzer:innen:
Sollten Sie eine große Anzahl von Nutzer:innen löschen oder deaktivieren wollen, so können Sie dies mit Hilfe der Importfunktion tun über die Spalte "Aktion". Die zugehörigen Befehle finden Sie in unserem Hilfe-Center Artikel zum Thema "Import".
Kommentare
1 Kommentar
Wenn Mitarbeiter ausscheiden aus dem Unternehmen wäre es sinnvoll, wenn deren Accounts mit einer Art "Ablaufdatum" versehen werden könnten, ab dem diese automatisch deaktiviert werden. So kann das bereits angelegt werden, wenn bekannt wird, dass ein Mitarbeiter ausscheidet und kann nicht vergessen gehen.
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