Kalender einrichten und Termine verwalten

Nach der Erstellung eines Kalenders, haben Sie verschiedenste Optionen diesen einzurichten.
In diesem Artikel werden folgende Inhalte behandelt: 

1. 7-Tage Kalender Vorschau auf der Startseite
2. Wiederkehrende Termin einstellen
3. Datums-Felder aus Nutzerprofil mit Kalender-Termintypen verknüpfen, z. B. für einen Geburtstagskalender
4. Effekt/Emoji anzeigen für z.B. Geburtstag oder Jubiläum 
5. Termine per Drag&Drop verschieben
6. Kalender drucken

7-Tage Kalender Vorschau auf der Startseite

Sehr praktisch und direkt auf einem Blick ist die 7-Tage Kalender Vorschau auf der Startseite! So haben Sie für die nächsten 7 Tage immer den Überblick über aller anstehenden Termine.

Default-Einstellungen: Wenn Sie jedoch nicht möchten, dass der Kalender auf der Startseite angezeigt wird, können Sie das in der App-Administration unter "Design" für alle Nutzer:innen ausstellen: Optional: Wenn der Kalender in der Administration aktiviert ist, kann der einzelne Mitarbeitende den Kalender auf der Startseite bei sich selbst ein- und ausblenden. Hierzu klickt er:sie auf der Startseite oben auf “Start” und deaktiviert die Funktion "Meine Termine anzeigen?":
Wenn der Kalender auf der Startseite angezeigt wird, kann der:die Nutzer:in einzelne Sub-Kalender ausschalten, indem er:sie auf die "drei Punkte" klickt und einzelne Kalender deaktiviert:

Wiederkehrende Termine

Sie haben die Möglichkeit wiederkehrende Termine innerhalb eines Kalenders einzustellen. Über das Plus-Symbol oder per Direct-Click auf einen Tageszeitpunkt können Sie diese einrichten.

Im nächsten Schritt, definieren Sie an welchem Tag und zu welchem Zeitpunkt der Termin stattfinden soll sowie die Wiederholungsfrequenz:

Sie haben hier die Wahl zwischen: 
- Jeden Tag
- Jede Woche 
- Jeden Monat 
- Jedes Jahr
- Arbeitstag (Montag - Freitag)
- Eigene Wiederholungsfrequenz definieren.

Datums-Felder aus Nutzerprofil mit Kalender-Termintypen verknüpfen, z. B. für einen Geburtstagskalender

Sie können Daten aus den Nutzerprofilen Ihrer Nutzer:innen direkt in einen Kalender übertragen lassen. Im Vorfeld müssen Sie hierfür ein Nutzer-Profilfeld erstellen: 
- Sie wählen innerhalb der Administration den Punkt Nutzer-Profilfelder aus.
- Nun fügen Sie ein neues Nutzer-Profilfeld hinzu. 
- Sie bestimmen nun, welche Daten hier erfasst werden, z.B. Geburtstag oder Jubiläum und vergeben den Namen hier nach.
- Wichtig: Als Typ wählen Sie nun "Datum" und klicken auf "Speichern".
Ausschließlich Typ "Datum" kann mit dem Kalender verknüpft werden. 

Im nächsten Schritt verknüpfen Sie den Kalender mit dem Nutzer-Profilfeld. 
Hierfür rufen Sie die Kalender-Einstellungen eines bestehenden Kalenders auf oder erstellen einen neuen Kalender aus der Administration heraus. 
- Sie vergeben einen Namen z.B. Geburtstagskalender .
- Sie wählen unter Termin-Typen den Button "Nutzerprofil-Typ hinzufügen".
- Nun können Sie das zuvor angelegte Nutzer-Profilfeld, z.B. "Geburtstag" auswählen und dem Termin-Typ zusätzlich einen Namen vergeben. 
- Auf Wunsch können Sie hier natürlich noch weitere (verknüpfte) Termin-Typen hinzufügen.
- Im nächsten Schritt klicken Sie auf "Speichern".

Voraussetzung ist, dass Sie nun oder mit dem initialen Anlegen der Nutzer:innen die Informationen für dieses Profilfeld eintragen. Entweder indem Sie als Administrator:in das Profil der Nutzer:innen bearbeiten und z.B. den Geburtstag der Mitarbeitenden eintragen oder durch die Nutzer:innen selbst, indem diese ihr Profil über "Mein Bereich" bearbeiten und ihre Daten pflegen.

Wenn Sie den Kalender nun aus der normalen Nutzerumgebung aufrufen, werden die verknüpften Profilfelder automatisch übertragen und jährlich wiederkehrend angezeigt. 

Sie möchten das Geburtsjahr bzw. Alter verbergen?
Sie können die Sichtbarkeit des Geburtsdatums in der "Administration" im "Nutzerprofilfeld" anpassen, sodass ausschließlich App-Admins und der:die Nutzer:in selbst dieses einsehen können. Das hat zur Folge, dass der Geburtstag für normale Nutzer:innen im Nutzerprofil nicht mehr angezeigt wird, im Kalender allerdings schon, jedoch ohne Jahresangabe.

Sie haben bereits ein Nutzerprofilfeld "Geburtstag" mit dem Typ "Text" angelegt und es bestehen hierfür Nutzerdaten?
Der Typ des Nutzerprofilfeldes kann nicht angepasst werden. Sie müssen die Daten in eine neues Nutzerprofilfeld überführen. Im Folgenden der Workaround:
- Erstellen Sie ein neues Nutzerprofilfeld "Geburtstag 2" mit Typ "Datum".
- Erstellen Sie in der Nutzerverwaltung einen Export alle Nutzerdaten. 
- Kopieren Sie Daten aus dem Nutzerprofilfeld "Geburtstag" in die Spalte "Geburtstag 2". Passen Sie die Schreibweise der Daten ggfs. an "1. Mai 1990” oder “1.5.90” in “1.5.1990” und speichern Sie die Excel.
- Laden Sie die Excel im Bereich "Nutzer-Import" hoch.
- Wenn die Daten gepflegt wurden, können Sie das alte Nutzerprofilfeld "Geburtstag" löschen und das neue Nutzerprofilfeld in "Geburtstag" umbennen. 

Effekt/Emoji anzeigen für z.B. Geburtstag oder Jubiläum 

Sofern Sie wie im Abschnitt zuvor "Datums-Felder aus Nutzerprofil mit Kalender-Termintypen verknüpfen, z. B. für einen Geburtstagskalender" eingestellt haben, können Sie auch passende Emojis  im Kalendertermin anzeigen lassen. Zudem haben Sie die Möglichkeit Effekte/Emojis zu aktivieren: meldet sich der:die Nutzer:in am Tag des eigenen Geburtstages in der App an, erhält er:sie beispielsweise eine Gratulation. 

Um die Effekte einzustellen, rufen Sie in der App-Administration das entsprechende "Nutzerprofilfeld" auf oder legen ein neues "Nutzerprofilfeld" mit z.B. den Namen "Geburtstag" an. Als Typ muss dann Datum ausgewählt werden. 
Im nächsten Schritt können Sie die Emojis/Effekte aktivieren:

1. Emoji für Kalender-Eintrag (und Effekt)
   Dieses Emoji wird optional an zwei Stellen verwendet. 
   Erstens, wenn Sie einen Kalender mit dem Datumfeld verknüpft haben, wird es in dem entsprechend Kalender für diese Termine angezeigt. 
   Zweitens, wenn Sie einen Effekt (Erläuterung in Punkt 2) aktivieren, wird dieses Emoji zusätzlich im Effekt angezeigt. 
   
   Beispiel: Emoji im Kalender-Eintrag
   
   Beispiel: Emoji im Effekt bei Anmeldung (wenn aktiviert; Erläuterung in Punkt 2)
2. Effekte aktivieren
   Sie können zudem Effekte aktivieren und eine Nachricht versenden. Meldet sich der:die Nutzer:in am Tag des eigenen Geburtstages in der App an, erhält er:sie beispielsweise eine Gratulation und ein Effekt wird  ausgespielt. Bedingung hierfür ist, dass die Geburtstage in den Profilen der Nutzer:innen gepflegt wurden und Sie das Nutzerprofilfeld im Vorfeld konfiguriert haben:
   Im nächsten Schritt können Sie sich den Effekt beispielhaft anzeigen lassen.
   

Termine per Drag&Drop verschieben

Für ein angenehmes Handling können Sie Termine ganz einfach per Drag&Drop innerhalb eines Kalenders verschieben. Hierfür wählen Sie den gewünschten Termin aus, den Sie verschieben möchten und ziehen in das neue Zeitfenster.

Kalender drucken

Je nach Kalender-Ansicht (Tag, Woche, Monat, Jahr, Liste) können Sie sich diese ausdrucken oder als PDF ablegen. 
Hierfür klicken Sie auf die "Drei-Punkte" und dann auf "Drucken": 
Es öffnet sich ein Pop-Up: Sie können nun wählen, ob Sie die Datei direkt drucken oder als "PDF abspeichern".