Dokumentenversand / Smarte Docs

Mit dem Dokumentenversand können individuell unterschiedliche Dokumente an Nutzer:innen der App versendet werden.

Beispielsweise können über ein Lohnabrechnungssystem die Lohnabrechnungen der Mitarbeiter als PDF exportiert werden und anschließend hier in der App importiert und an die Nutzer:innen gesendet werden. Weitere Anwendungsbeispiele sind Schicht- und Dienstpläne, Zertifikate für Schulungen, und mehr. Auch die persönliche Einladung zur Weihnachtsfeier lässt sich so verschicken.

Hinsichtlich des Formats des zu versendenden Dokumentes gibt es ebenfalls keine Begrenzungen, sodass auch Bilddateien oder andere Dateiformate versendet werden können.

Übersicht

Voraussetzungen für den Dokumentenversand

Dokumentenversand-Typ anlegen

Dokumentenversand starten

Als Nutzer Dokumente einsehen "Meine Dokumente"

Voraussetzungen für den Dokumentenversand

Als Voraussetzung für die persönliche Zustellung des Dokumentes muss in der App eine eindeutige ID vorhanden sein, die sich nur einem Nutzenden zuordnen lässt. Diese ID muss sich am Ende oder am Beginn des Dokumentennamens befinden.

Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme bei sensiblen Dokumenten empfehlen wir Ihnen, das Dokument durch die Einstellung "Auf dem Gerät zusätzlich schützen" mit Biometrie/Passwort zusätzlich zu schützen.

Eine eindeutige ID ist beispielsweise die Personalnummer, die Chipnummer der Zugangskarte zum Büro oder die Nutzer-ID der App. Die Nutzer-ID der App wird vom System automatisch generiert. Um eine andere ID anzulegen, legen Sie ein Nutzerprofilfeld an und definieren es als eindeutige ID, die nur bei einem Nutzenden vorkommen darf.

Die eindeutige ID muss sich innerhalb des Dokumentennamens des zu versendenden Dokuments wiederfinden und sich am Anfang oder am Ende des Dateinamens befinden.

Dokumentenversand-Typ anlegen

Um Ihren ersten Dokumentenversand vorzubereiten legen Sie zunächst einen Versandtyp in der App-Administration an. Hierzu rufen Sie im linken Seitenmenü den Bereich Dokumentenversand auf.

Als nächstes wählen Sie den Button "Dokumentenversand-Typ hinzufügen" aus.

Geben Sie zunächst die Bezeichnung des Versandtyps ein. Versandtypen sind z.B. "Lohnabrechnung", "Dienstpläne", "Schichtpläne", "Schulungszertifikate", etc., die einen Typ eines persönlichen Dokumentes beschreiben.

Darüber hinaus können Sie dem Versand-Typ auch noch einen Beschreibungstext hinzufügen.

Als nächstes geben Sie noch den "Marker des Identifizierungsmerkmals" ein. Dies bezeichnet den Teil der Dateinamens des zu versendenden persönlichen Dokuments, der sich unmittelbar vor dem Identifizierungsmerkmal im Dateinamen befindet. "Identifizierungsmerkmal" meint die eindeutige ID, die Sie in der App hinterlegt haben, wie die Nutzer-ID, die Personalnummer, etc..

Beispiel:

Der Dateiname der Lohnabrechnung für Max Mustermann ist "Lohnabrechnung-April-2021_12345". Die Personalnummer ist "12345" und somit das eindeutige Identifizierungsmerkmal von Max Mustermann. Die Personalnummer ist als Nutzerprofilfeld in der App angelegt und entsprechend konfiguriert, damit Max hierüber persönliche Dokumente zugestellt werden können. 

Grundeinstellung: Das Identifizierungsmerkmal befindet sich am Ende des Dokumentennamens, nach dem letzten Marker. 

Optional: Das Identifizierungsmerkmal befindet sich vor dem ersten Marker. Dies muss separat ausgewählt werden. 

Der Marker des Identifizierungsmerkmals ist in diesem Fall der Unterstrich (" _ ") vor der Personalnummer im Dateinamen. 

Als nächstes wählen Sie aus, nach welchem eindeutiges Identifizierungsmerkmal die beim Datei-Hochladen zugeordnet werden soll. Beim Hochladen der Dateien muss dieses Identifizierungsmerkmal im Dateinamen vorhanden sein, damit die Datei einem Nutzenden automatisch zugeordnet werden kann. Das Identifizierungsmerkmal kann entweder ein Nutzer-Profilfeld Typ Text sein oder die Nutzer-ID.

In den weiteren Einstellungen können Sie wählen, ob

• beim Versand des Dokuments Push- oder Email-Benachrichtigungen versendet werden sollen und
• ob das Dokument als wichtiges Dokument markiert werden soll. "Wichtige Dokumente" werden den Nutzer:innen auf der Startseite gesondert angezeigt und verschwinden von dort erst, wenn sie geöffnet wurden.
• auch können Sie das versendete Dokument auf dem Gerät zusätzlich schützen, sodass Nutzer:innen beim Öffnen des empfangenen Dokuments sich ausweisen müssen, z.B. per Gesichtserkennung oder Fingerabdruck. 

Zum Schluss stellen Sie noch ein, welche Personen Dokumente über diesen Versandtyp versenden dürfen (z.B. Ihre Personalabteilung). 

Um die Einrichtung abzuschließen, vergessen Sie nicht, oben rechts auf "Speichern" zu drücken.

Den Versandtyp legen Sie nur einmalig pro Versandart in der Administration an. Danach versenden Sie jeden neuen Dokumentenversand aus der Nutzeransicht außerhalb der Aministration.

Dokumentenversand starten

Um Ihren ersten Dokumentenversand zu starten, wechseln Sie zur Nutzeransicht über den Schnellzugriff in der Administration oder aus dem linken Seitenmenü im Startbildschirm.

Wählen Sie den zu versendenden Versand-Typ unter "Dokumente" im linken Seitenmenü und starten Sie Ihren Dokumentenversand mit Klick auf "Dokumentenversand vorbereiten".

Hier haben Sie zunächst noch einmal die Möglichkeit, den Namen oder die Beschreibung des Dokumentenversands zu editieren. Wenn Sie fertig sind, fahren Sie fort mit "Weiter".

Fügen Sie nun die zu versendenden Dokumente hinzu. 

Sie haben hier die Möglichkeit, auch direkt auf ein Verzeichnis zuzugreifen.

Nun werden Ihnen alle zu versendenden Dokumente noch einmal angezeigt. Sollten Sie ein Dokument ersetzen wollen, können Sie einzelne Dokumente entfernen und erneuern. Wenn Sie soweit sind, versenden Sie die Dokumente über "Dokumente zustellen".

Nach der erfolgreichen Zustellung sehen Sie den Status "zugestellt". Sie haben als Absender die Möglichkeit, sich eine Übersicht für Ihre Zwecke abzuspeichern. 

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben mit nur wenigen Klicks Ihren Nutzer:innen die persönlichen Dokumente zugestellt.

Hinweis: Dokumente können nur registrierten und eingeladenen Nutzer:innen zugestellt werden. Angelegte Nutzer:innen, die noch nicht registriert sind, erhalten keine Dokumente.

Als Nutzer:in Dokumente einsehen "Meine Dokumente"

Nach Zustellung eines persönlichen Dokumentes erhalten Nutzer:innen eine Benachrichtigung auf dem Home-Screen. Die Dokumente tauchen im linken Seitenmenü unter "Meine Dokumente" auf.

Hier können die Dokumente auch nochmals gefiltert werden.

Das war's auch schon! 

Wichtiger Hinweis: Mit dem Dokumentenversand werden Nutzer:innen die Dokumente individuell zugestellt. Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme bei sensiblen Dokumenten empfehlen wir Ihnen, die Dokumente mit einem zusätzlichen persönlichen Passwort, welches nur der Empfänger kennt, zu versehen.