Profilfelder erstellen oder ändern

Profilfelder helfen Ihnen, Ihre App zu verwalten - das bedeutet zum Beispiel Channels nur für bestimmte Personengruppen, wie eine Abteilung, sichtbar zu machen. Sie können die Profilfelder, die in den Profilen der Nutzer angezeigt werden, eigenständig erstellen. Außerdem können Sie bestehende Profilfelder ändern bzw. löschen.

Bitte beachten Sie neben der Anleitung, wie Sie ein Profilfeld erstellen auch die Hinweise am Ende dieses Artikels. 

Anleitung

1. Öffnen Sie in der App-Administration im linken Seitenmenü unter "Nutzer" den Punkt "Nutzer-Profilfelder" und klicken Sie anschließend auf "Profilfeld hinzufügen":
   
   
2. Nun können sie die Werte für Ihr neues bzw. ein bestehendes Profilfeld festlegen:

• Name: Name des Profilfeldes
• Typ: Hier können Sie wählen zwischen
  • Text (Freitext)
  • Multi-Select (eine Auswahl aus mehreren festgelegten Werten treffen),
  • E-Mail-Adresse (wird im Nutzerprofil als E-Mail-Adresse formatiert, sodass sich ein E-Mail Dialog bei Klick auf die Adresse öffnet)
  • Telefonnummer (wird im Nutzerprofil als Telefonnummer formatiert, sodass sich die Nummer bei Klick auf die Telefonnummer anrufen lässt),
  • URL (wird im Nutzerprofil als URL formatiert, sodass sich die URL bei Klick auf die URL im Browser öffnen lässt)
  • Adresse (wird bei Hinterlegung im Nutzerprofil mit einer Google-Maps-Karte verknüpft; außerdem ist es möglich, mit dieser Information eine Nutzer-Karte zu erstellen 
  • QR-Code (durch Eingabe eines QR Codes in Textform wird ein QR Code im Nutzerprofil generiert; mit diesem können sich die Mitarbeitenden an verschiedenen Stellen z.B. beim Zeiterfassungssystem ausweisen)
  • Zahl (wird als Zahl formatiert im Nutzerprofil)
  • Datum (wird als Datumsfeld formatiert und kann genutzt werden, um z.B. Geburtstage oder Jubiläen wie das Eintrittsdatum abzubilden; lässt sich auch für die Erstellung eines Geburtstagskalenders einsetzen) 

Bitte beachten Sie die Hinweise in diesem Artikel dazu.

Weitere Einstellungen

• Aktiviert: Wenn ein grüner Haken gesetzt ist, ist das Profilfeld aktiv und wird bei jedem Nutzer angezeigt (ggf. nur für Admins, siehe unten "Wer darf das Feld sehen"). 
• Pflichtfeld: Wenn aktiv, muss dieses Feld für jeden Nutzer ausgewählt werden - spätestens, wenn er sich selber registrieren möchte.
• Eindeutiger Wert für Nutzer: Dieses Feld ist sehr wichtig, wenn Sie Nutzer per Import hinzufügen oder ändern möchten. Hier geben Sie an, ob der Wert nur einem Nutzer eindeutig zugeordnet werden kann (Beispiel die Personalnummer; siehe hierzu den Artikel zum Import von Nutzern).
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Wenn aktiv, wird neben der Passwort-Abfrage noch ein zusätzlicher Code beim Einloggen benötigt.
• Wer darf das Feld sehen: Hier können Sie Nutzer mit einer bestimmten Rolle auswählen (Alle Nutzer / Nur App-Admins / Nur App-Superiors und App-Admins / Nur App-Admins und der Nutzer selbst).
  • Hinweis: Sollten Sie ein Nutzer-Profilfeld mit dem Typ " Datum" in einem Kalender verknüpfen, so werden die Daten in diesem Feld im Kalender angezeigt, ungehindert der Einstellung, die Sie unter "Wer darf das Feld sehen", treffen. 
• Wer darf das Feld bearbeiten: Hier können Sie Nutzer mit einer bestimmten Rolle auswählen (Alle Nutzer / Nur App-Admins / Nur App-Superiors und App-Admins / Nur App-Admins und der Nutzer selbst) - sollten Sie ein Profilfeld zur Steuerung von Nutzergruppen, und somit für die Vergabe von Zugriffsrechten auf bestimmte Inhalte der App nutzen, kann es sinnvoll sein, das Recht zum Bearbeiten des Profilfelds auf Admins oder Admins & App-Superior-Nutzer einzugrenzen
• Anzeige in Abhängigkeit zu Profilfeldern: Es werden bestimmte Werte für Benutzer mit den entsprechenden Voreinstellungen angezeigt.

Profilfeld löschen

Falls Sie ein Profilfeld löschen möchten, gehen Sie in die Ansicht zum Profilfeld bearbeiten und scrollen Sie ganz nach unten - dort wird Ihnen die Option zum löschen angezeigt:

Wichtige Hinweise

• Wenn Sie mit wenig Vorbereitung schnell die App mit Ihren Kollegen nutzen möchten, empfehlen wir Ihnen, sowohl die Standardeinstellungen eines Profilfeldes (weitestgehend) zu belassen, als auch mit wenigen bzw. nur notwendigen Profilfeldern zu starten. Neue Profilfelder und die einzelnen Werte für Ihre Nutzer können Sie im späteren Verlauf recht einfach durch einen Excel-Import ergänzen.
• Profilfelder des Typs "Telefonnummer" müssen für einen reibungslosen Ablauf in dem Format "E164" gefüllt werden. Das bedeutet, dass z.B. eine deutsche Telefonnummer wie folgt angegeben werden muss: "[phone]".
• Profilfelder des Typs "Multi-Select" müssen vor einem Excel-Import mit allen Auswahlmöglichkeiten fertig angelegt sein. Am Beispiel eines Multi Select-Profilfeldes, mit dem Sie die Abteilung angeben möchten: Erstellen Sie erst das Profilfeld mit allen Abteilungen, die es in Ihrem Unternehmen gibt. Führen Sie erst im Anschluss den Import durch - in der zu importierenden Datei kommen also für die Abteilung ausschließlich Werte vor, die Sie bereits als Auswahlmöglichkeit für dieses Profilfeld erstellt haben.
• Wenn Sie die Sichtbarkeit von Inhalten, wie Channels, Formulare etc. über dynamische Nutzergruppen steuern möchten, muss das Profilfeld dem Typ "Multiselect" entsprechen.
• Mit dem Profilfeld des Typs "QR-Code" können sich die Mitarbeitenden an verschiedenen Stellen z.B. beim Zeiterfassungssystem ausweisen. Dazu müssen Sie einen persönlichen QR-Code für Ihre Mitarbeitenden als Text eingeben und die App generiert dann daraus den QR-Code. Die Mitarbeitenden können diesen QR-Code vorzeigen, indem Sie in der App ihr Profil öffnen. Tipp: Für diesen Anwendungsfall eignet sich am besten die Einstellung unter "Wer darf dieses Feld sehen / bearbeiten" die Auswahl "Nur App-Admins und der Nutzer selbst".
• Mit dem Profilfeld "Zahl" können Sie direkte Zahlenangaben abbilden.
• Profilfelder des Typs "Adresse" enthalten eine Google Maps-Verknüpfung und erzeugen im Profilfeld eine Karte mit der eingezeichneten Karte. Beispiel einer Ansicht im Profil eines Nutzers (in der mobilen App):
   
  
• Profilfelder des Typs "Datum" ermöglichen es, zu den hinterlegten Terminen der betreffenden Person einen Effekt (z.B. Konfetti, Feuerwerk, Herzen, etc.) und eine Nachricht (z.B. Alles Gute zum Geburtstag) beim Öffnen der App anzeigen zu lassen. Darüber hinaus lässt sich das Datumsfeld auch mit einem Kalender verknüpfen, sodass Sie z.B. einen Geburtstagskalender erstellen können. Außerdem kann diesem Datum ein Emoji zugewiesen werden, welches im Effekt und im Kalender angezeigt wird. Für den Import des Datums muss dieses im Format DD.MM.YYYY (z.B. 05.10.1978) formatiert sein.