Nutzergruppen

Inhalt

Was sind Nutzergruppen?

Individuelle Auswahl

Dynamische Auswahl (Automatisierung)

Weitere Einstellungen

Was sind Nutzergruppen?

"Nutzergruppen" helfen, bestimmte Personengruppen anhand von Profilfeldern automatisch bzw. dynamisch zu verwalten. Das bedeutet, dass sie bei Änderungen im Gegensatz zur individuellen Auswahl nicht manuell angepasst müssen. 

Über Nutzergruppen können Sie die Lese-, Schreib- und Administrationsrechte für die Module Channels, Formulare, Kampagnen, Umfragen, Kalender, Karten und verwaltete Gruppen-Chats verwalten.

Des Weiteren können durch die Auswahl von Nutzergruppen als Empfänger oder Absender bei Formularen, Kampagnen und Umfragen ältere Inhalte von neuen Mitgliedern der Nutzergruppe eingesehen werden, also die Historie verfolgt werden. Dies kann insbesondere bei für das Unternehmen sehr essentiellen Informationen wichtig sein.

Die Nutzergruppen verwalten Sie über die Administration unter „Nutzer“ und „Nutzergruppen“. Dort werden Ihnen alle bereits festgelegten Nutzergruppen angezeigt, sowie der Button „Nutzergruppe hinzufügen“.

Eine Nutzergruppe beinhaltet alle von Ihnen festgelegten Nutzerinnen und Nutzer. Wir empfehlen Ihnen Nutzergruppen für zum Beispiel die Empfänger und auch Absender von Formularen anzulegen. Dies hat den Vorteil, dass die Mitglieder einer Nutzerguppe auch die historischen Verläufe von Formulareingängen sehen können. So kann im Falle einer Nutzergruppe "Personalabteilung" beispielsweise ein neues Mitglied dieser Nutzergruppe auch Formulare einsehen, die in der Vergangenheit an diese Nutzergruppe gesendet wurden, wie zum Beispiel Urlaubsanträge oder Krankmeldungen.

Individuelle Auswahl

Die einfache Variante ist es, die Nutzer individuell auszuwählen. In einem neu erscheinenden Fenster können Sie Nutzer suchen und manuell auswählen. Dies eignet sich besonders für Personengruppen, die aus verschiedenen Bereichen kommen und Einzelpersonen sind und die dynamische Zuordnung per Profilfeld nicht sinnvoll ist. Die Gruppe der Autorinnen und Autoren in der App kann beispielsweise hier definiert und dann in allen Channels hinterlegt werden. Sollten neue AutorInnen hinzukommen, müssen Sie diese nur in dieser Nutzergruppe pflegen, statt alle Channels einzeln aufzurufen.

Dynamische Auswahl (Automatisierung)

Die pflegeleichtere Variante ist es, die Nutzer dynamisch auszuwählen. Hierdurch werden durch setzen des entsprechenden Wertes im Nutzerprofil (siehe Nutzerprofilfelder) die entsprechenden Nutzer automatisch zu der Nutzergruppe zugeordnet. Beispielsweise könnten Sie, falls Sie viele Mitarbeitende in der Produktion haben, eine Nutzergruppe erstellen, die Sie „Produktion" nennen.

Nun wählen Sie bei der dynamischen Auswahl die Abteilung "Produktion" aus. Das bedeutet nun, dass Sie, wenn Sie einen neuen User anlegen und diesem die Abteilung "Produktion“ zuweisen, automatisch Ihre Nutzergruppe „Produktion“ um die neue nutzende Person erweitern.

Bitte beachten Sie für die Auswahl von dynamischen Nutzergruppen:

• Werden mehrere Merkmale innerhalb eines Profilfeldes ausgewählt, sind diese „oder-verknüpft“. Das heißt zum Beispiel alle Mitglieder der Nutzergruppe müssen entweder die Profileigenschaft „Standort: Köln“ oder „Standort: München“ haben
• Werden Werte unterschiedlicher Profilfelder angegeben, sind diese „und-verknüpft“, das heißt zum Beispiel alle Mitglieder der Nutzergruppe müssen die Profileigenschaften „Standort: Köln“ und „Abteilung: Verwaltung“ haben um zur Nutzergruppe zugewiesen zu werden
• Beides funktioniert auch kombiniert, wenn Sie bei einem Profilfeld alle Nutzer auswählen möchten, die einer von mehreren Profileigenschaften entsprechen aber zusätzlich nur einen bestimmten Wert bei einem anderen Profilfeld haben dürfen. Beispiel: entweder die Profileigenschaft „Standort: Köln“ oder „Standort: München“ aber in jedem Fall „Abteilung: Verwaltung“

Weitere Einstellungen

Es besteht noch die Möglichkeit, einzuschränken, wer die Nutzergruppe auswählen darf. Dies ist vor allen Dingen dann sinnvoll, wenn Sie Formulare, Kampagnen oder Umfragen haben, bei denen der Empfänger noch nicht fest vorgegeben ist. So können Sie verhindern, dass ein Formular wie zB Krankmeldung an eine falsche Nutzergruppe versendet wird. Die Berechtigung lässt sich hier auf Nutzer, Admins & Superior der nur Admins eingrenzen.