App-Konfiguration

In der App-Konfiguration nehmen Sie die grundlegenden Einstellungen für Ihre Mitarbeiter-App vor. Die App-Konfiguration befindet sich in der App-Administration.

Schnellzugriff

1. Allgemeine Einstellungen
2. Registrierung
3. Berechtigung
4. Erweiterte Berechtigungen App-Superior-Nutzer
5. Melden und Blockieren von Nutzern
6. Sicherheit/Datenschutz
7. Weitere Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

• App-Name: Diesen können Sie selbst bearbeiten. Innerhalb der App und in versendeten E-Mails wird dieser Name verwendet.
• Webapp-URL: Die Webapp-URL ist die URL, unter der die Web-Version der App aufgerufen werden kann (z.B. app.quiply.io)
• URL zur Webseite mit Informationen zur App: Falls eine Webseite mit Hintergrundinformationen zu dieser Mitarbeiter-App existiert, kann diese URL unter "URL zur Webseite mit Informationen zur App" hier eingetragen werden. Sie wird beim Klick auf „App weiterempfehlen“ unter "Mein Bereich"  unter "Weitere Informationen" verwendet
• URL zur Hilfe / Anleitung für Nutzer: Die URL zur Hilfe / Anleitung für Nutzer wird in der Nutzeransicht unter "Mein Bereich" und in der Einladungs-E-Mail verlinkt
• Support-Telefonnummer und Support-E-Mail-Adresse: Hier hinterlegen Sie die Kontaktdaten des App-Admins oder eines anderen Ansprechpartners für die App, damit sich Ihre Nutzer bei Problemen oder sonstigen Anliegen bei Ihnen melden können.
  Diese Support-E-Mail-Adresse wird in versendeten E-Mails, im Einladungs-PDF und im rechten Seitenmenü für den Menüpunkt „App-Support kontaktieren“ verwendet.
  Sollten Sie als App-Ansprechpartner nicht weiterkommen, können Sie als unser Ansprechpartner sich bei unserem Support melden.
• App-Support kontaktieren in "Mein Bereich" anzeigen: Falls deaktiviert, wird die Option "App-Support kontaktieren" in "Mein Bereich" für die Nutzer ausgeblendet. 

Registrierung

• Wer darf nicht registrierte Nutzer anlegen/einladen:  An dieser Stelle können sie entscheiden, wer neue Nutzer anlegen und einladen darf
  • Nur App-Admins: Hier können nur die App-Admins anlegen und einladen
  • Nur App-Superiors und App-Admins: Hierbei kann der App-Admin den App-Superior-Nutzern das Recht zuweisen über das Nutzerverzeichnis außerhalb der Administration neue Nutzer anzulegen und einzuladen
  • Alle Nutzer: Wenn Sie möchten, dass Ihre Nutzer selbstständig neue Personen anlegen und einladen dürfen, setzen Sie bei dieser Option das Häkchen
• Dürfen sich Nutzer selbst registrieren ohne eingeladen worden zu sein?: In diesem Punkt können Sie entscheiden, ob sich Nutzer selbst registrieren dürfen, ohne eingeladen worden zu sein. Wenn Sie hier keinen Haken setzen, handelt es sich um eine geschlossene Registrierung und neue Nutzer können sich nur durch eine Einladung in der App registrieren. Falls Sie hier einen Haken setzen, handelt es sich um eine offene Registrierung
• Dürfen sich Nutzer mit der Mobilnummer registrieren: Nutzer müssen bei der Registrierung immer eine Mobilnummer oder ihrer E-Mail angeben (sofern der App-Admin nicht bereits über eine dieser beiden Optionen eingeladen hat). Wenn Sie hier den Haken setzen, kann die App auch mit einer Mobilnummer genutzt werden; tun sie dies nicht, ist nur die Nutzung mit E-Mail-Adresse möglich
• Dürfen neue Nutzer mit Mobilnummer eingeladen werden: Der App-Admin kann darüber hinaus festlegen, ob eine Einladung per Mobilnummer möglich ist. Über die E-Mail Adresse ist dies immer möglich. Ein App-Admin kann einen Nutzer theoretisch auch ohne E-Mail oder Mobilnummer einladen und eine PDF mit dem Einladungscode ausdrucken. Die Nutzer müssen spätestens dann bei der Registrierung eine E-Mail oder Mobilnummer angeben
• E-Mail-Whitelist-Regexp: Sie können die Registrierung per E-Mail-Adresse auf bestimmte Domains beschränken. Dies eignet sich insbesondere bei einer offene Registrierung. Geben Sie in das Feld z.B. *@firmenname.com ein, können sich ausschließlich Nutzer mit E-Mail-Adressen der Domäne @firmenname.com registrieren bzw. mit dieser E-Mail Adresse eingeladen werden.

Berechtigung

• Wer darf neue Gruppen erstellen: Sie können als App-Admin einstellen, welche Personen (private) Gruppen-Chats (aus der Startseitenansicht heraus) eröffnen können. Auch hier haben Sie die Wahl zwischen "Alle Nutzer", "App-Admins" oder "App-Superiors und App-Admins". Sollten Sie auswählen, dass normale Nutzer keine Gruppen erstellen dürfen, werden den normalen Nutzern entsprechend keine Buttons zum Start von Gruppen angezeigt
  
• Wer darf Chats starten: Sie können als App-Admin einstellen, welche Personen Chats eröffnen können. Auch hier haben Sie die Wahl zwischen "Alle Nutzer", "App-Admins" oder "App-Superiors und App-Admins". Sollten Sie auswählen, dass normale Nutzer keine Chats starten dürfen, werden den normalen Nutzern entsprechend keine Buttons zum Start von Chats angezeigt
• Max. Anzahl Nutzer in Chats: Gibt die maximale Anzahl an Nutzern an, die in einen Chat hinzugefügt werden können. Wen dieses Feld leer gelassen wird, dürfen unbegrenzt viele Nutzer hinzugefügt werden
  
• Wer darf Namen im Profil ändern: Liegt die Berechtigung bei allen Nutzern, können diese ihren eigenen Namen im Profil editieren. Dies hat den Vorteil, dass die Nutzer eigenständig und frei über diese Einstellung verfügen können. Sie können aber auch einstellen, dass nur die App-Admins und/oder App- Superiors die Namen editieren dürfen und somit unterbinden, dass Personen nicht mit ihrem richtigen Namen agieren
• Wer darf das Nutzerverzeichnis sehen: Sie können als App-Admin die Einsicht in das Nutzerverzeichnis auf App-Admins oder auf App-Superior und App-Admins beschränken oder Sie lassen es auf den Standarteinstellungen, sodass alle Nutzer einen Einblick in das Nutzerverzeichnis haben können
  
• Wer darf Tags für Aufgaben editieren: Sie können festlegen, wer Tags für Aufgaben erstellen, ändern und löschen darf. 

Erweiterte Berechtigungen App-Superior-Nutzer

Zusätzliche Rechte eines App-Superiors: Sie können z.B. jemanden aus der Personalabteilung als App-Superior ernennen, der den App-Admin bei bestimmten Aktivitäten und der Verwaltung der App unterstützen darf. Der App-Superior kann die zugewiesenen Rechte nur aus der Nutzer-Ansicht heraus ausüben und hat keinen Zugriff auf die Administration. Werden dem App-Superior keine weiteren Rechte gegeben, obliegt es nur dem App-Admin, die folgenden Rechte ausüben zu können.

• • Deaktivieren eines Nutzers
  • Löschen von Nutzern
  • Editieren des Nutzerprofils anderer Nutzer
  • Erstellung eines Channels
  • Erstellung und Bearbeitung von Formularen
  • Erstellung und Bearbeitung von Kampagnen
  • Erstellung und Bearbeitung von Umfragen
  • Erstellung eines Kalenders
    
    *"Bearbeitung" bedeutet, dass App-Superior nur jene Formulare, Kampagnen und Umfragen bearbeiten können, die sie im linken Seitenmenü über den Nutzerbereich sehen können. Auf weitere bestehende Formulare, Kampagnen und Umfragen haben sie keine Einsicht, da sie keinen Zugang zum Administrationsbereich haben. 

Melden und Blockieren von Nutzern

• Darf ein Nutzer andere Nutzer und Inhalte melden?: Falls aktiviert, hat der Nutzer die Möglichkeit bedenkliche Inhalte oder auffällige Nutzer zu melden. Mehr Informationen dazu gibt es in unserem Beitrag Verhalten in der App melden.
• Darf ein Nutzer andere Nutzer blockieren?: Falls aktiviert, hat der Nutzer die Möglichkeit andere Nutzer zu blockieren, sodass diese ihm keine Nachrichten im 1:1-Chat senden können.

Sicherheit / Datenschutz

• Stärkere Passwort-Richtlinie aktivieren: Diese Einstellung bietet Ihren Nutzern eine noch bessere und höhere Sicherheit in Bezug auf den Passwortschutz. Wenn Sie die stärkere Passwort Richtlinie aktivieren, muss das Passwort, das der Nutzer vergibt, folgendermaßen aufgebaut sein:
  • mindestens acht Zeichen lang
  • enthält mind. 1 Großbuchstaben
  • enthält mind. 1 Kleinbuchstaben
  • enthält mind. 1 Sonderzeichen !@#/&*_+
  • enthält mind. 1 Ziffer
• Bildschirmsperre für alle Nutzer standardmäßig aktivieren: Diese Einstellung bietet Ihnen die Möglichkeit, die App noch besser vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Sie können konfigurieren
  • ob diese Einstellung für alle Nutzer verpflichtend sein soll
  • nach welcher Zeit die Bildschirmsperre greifen soll 
  • und mit welcher Methode der Bildschirm entsperrt werden soll - als Auswahlmöglichkeiten gibt es hier
    • Biometrie (Face-ID oder Fingerabdruck) oder Geräte-PIN
    • oder Biometrie (Face-ID oder Fingerabdruck) oder App-Passwort
• Gelesen-Statistik in Beiträgen anonymisieren: Hier kann die Lesestatistik bei Beiträgen stärker verwaltet werden. Das bedeutet, Admins können einstellen, ob für Channel-Admins und Autoren sichtbar ist, dass entweder nur die
  a) Aktiviert: Anzahl der Leser inkl. Statistik angezeigt wird 
  
  b) Deaktiviert: namentliche Angabe inkl. Statistik
  
  
  • Bei angehängten Dokumenten gilt das Gleiche.
    
  • Unabhängig von den Einstellungen oben, kann der normale Nutzer die Gelesen-Anzahl (ohne Statistik) sehen, aber nicht wer gelesen hat. 
    
• Nutzer standardmäßig gelistet im Nutzerverzeichnis: Falls deaktiviert, werden im Nutzerverzeichnis nur Nutzer gefunden, die in ihrem Profil "Profil im Nutzerverzeichnis gelistet" aktiviert haben oder bereits in den Gruppen/Chats des Suchenden vorhanden sind. Ein App-Admin findet unabhängig von dieser Einstellung immer alle Nutzer.
• Upload von Dateitypen einschränken: Falls aktiviert, wird der Upload von ausgewählten Dateitypen unterbunden. Hinweis: In der App ist bereits ein Virenscanner integriert, der einen Upload von Schadsoftware so weit wie technisch möglich unterbindet. Hier können spezifische Dateitypen für einen Upload eingeschränkt werden. 

Weitere Einstellungen

• Benutzerführungstool aktivieren: Das Benutzerführungstool gewährt Ihnen als App-Admin zum Start mit Quiply Einblicke in verschiedene Bereiche. Anleitungen für normale Nutzer gibt es auch. Das Tool unterstützt Sie und Ihre Nutzer bei den ersten Schritten und der Bedienung der App.  Nutzer können das Tool über die eigenen Kontoeinstellungen (Startseiteneinstellungen) deaktivieren.
  
• App als Mitarbeiterausweis nutzen: Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Ihre Nutzer die App auch als Mitarbeiterausweis nutzen, indem sie das Profil aufrufen und es vorzeigen. Im Profil wird dann über dem Profilbild der Satz „Gilt mit Foto als Mitarbeiterausweis“ angezeigt.
• Nutzer förmlich anreden: Sie können auch einstellen, ob Nutzer bei Push und E-Mail-Nachrichten förmlich angesprochen werden oder ob sie geduzt werden sollen. Unabhängig vom setzen des Häkchens werden Nutzer innerhalb der App immer geduzt.
• Dokumente im linken Seitenmenü ausblenden: Die Nutzer verlieren somit allerdings den Eintrag “Meine Dokumente”, in dem sie ihre Dokumente durchsuchen können, die sie in Gruppen, Beiträgen etc. empfangen haben.
• Nutzer zur App-Bewertung auffordern: Durch diese Option wird Nutzern nach einer gewissen Nutzungsdauer angeboten, die App im Apple App Store oder Google Play Store zu bewerten. 
• Täglicher E-Mail Report als Feature verfügbar: Wenn Sie diese Option für neue Nutzer deaktivieren, wird der tägliche E-Mail Report standardmäßig für neue Nutzer ausgeschaltet. Nutzer können diesen nachträglich in ihren Benachrichtigungseinstellungen aktivieren. Im täglichen Report stehen Ihnen Ihre nächsten anstehenden Events, Ihre offenen Eventumfragen, bei denen Sie noch nicht abgestimmt haben und alle Chatnachrichten von gestern zur Verfügung.
• 'Firma wechseln'-Button im Seitenmenü anzeigen: Relevant für Kunden mit mehreren Firmen-IDs. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, können Sie im "Mein Bereich" über "Firma wechseln" ganz einfach zwischen ihren verschiedenen Umgebungen wechseln, ohne An- und Abmeldungen. 
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• Maximale Dateigröße für Uploads in MB: Die letzte Option bei den „weiteren Einstellungen“ ist die maximale Dateigröße für hochgeladene Dokumente und Videos. In Channels beträgt diese 200 MB. In Chats und Gruppen 50 MB pro Upload (Datei). Sie können jedoch mehrere Uploads machen, dies bezieht sich immer nur auf die Größe pro Upload.