Excel/CSV-Import von Nutzerdaten

Mittels des Excel- bzw. CSV-Imports von Nutzerdaten können Sie gleichzeitig mehrere Nutzer neu anlegen, einladen, aktualisieren, deaktivieren und sogar löschen.

Wichtige Hinweise:

• Bitte beachten Sie, dass Sie für weitere Spracheinstellung der App dies in der Importdatei integrieren können mit einer Spalte "Sprache" und dem Eintrag "de/en/fr". Nähere Informationen dazu finden Sie in der unteren Tabelle
• Bitte beachten Sie, dass es bei jedem Import einen eindeutigen Wert zur Identifikation des Nutzers geben muss (in der Regel die Personalnummer o.ä. - weitere Infos unten im Abschnitt zur eindeutigen Kennung)
  
  
• Des Weiteren sollten Sie vor einem Nutzerimport die Nutzer-Profilfelder erstellen, die für jeden Nutzer gefüllt werden sollen, z.B. Personalnummer, Standort, Funktion, Abteilung. Sie können daraufhin beim Importvorgang wählen welche Spalte der Importdatei welchem Profilfeld zugeordnet werden soll.
  
  
• Beim Import müssen die als Pflichtfeld-markierten Felder noch nicht gefüllt werden, dies läuft analog zum manuellen Anlegen eines Nutzers ab. Erst bei der Registrierung muss der Nutzer alle Pflichtfelder füllen.
  
  Weitere Informationen zu Nutzer-Profilfeldern finden Sie ebenfalls bei uns im Hilfe-Center.

Import-Vorlage

Ursprünglich war hier die im Video erwähnte Vorlage hinterlegt. Stattdessen bietet es sich jedoch an, direkt aus Ihrer App Ihre individuelle Excel bzw. CSV-Datei zu exportieren (siehe unten Punkt Vorbereitung).

Anleitung 

Vorbereitung

Excel-/CSV-Datei erstellen

Für einen Import wird eine Liste von Nutzern im Excel- oder CSV-Format benötigt, wie sie z.B. aus Personalverwaltungsprogrammen oder Lohnbuchhaltungssystemen exportiert werden kann. 

Damit Sie wissen, wie eine solche Datei aussehen soll, empfehlen wir Ihnen zuerst einen Export vorhandener Nutzer durchzuführen, damit Sie diese als Vorlage verwenden können:

Die Datei muss mindestens eine Spalte mit Nachnamen der Nutzer und eine weitere Spalte enthalten, mit dem die Nutzer vom System identifiziert werden können. Diese Spalte zum Identifizieren der Nutzer kann einen der folgenden Werte enthalten:

• die eindeutige ID aus der App, diese erhält man durch den Excel-Export (diese wird beim Anlegen eines neuen Nutzers erstellt und ist aus diesem Grund auch nur bei bereits bestehenden Nutzern Bestandteil der Export-Datei)
• eine eindeutige Kennung aus einem Ihrer Systeme (s.u. Eindeutige Kennung aus einem Ihrer Systeme)
• die Login-E-Mail-Adresse oder Login-Telefonnummer des Nutzers (bitte beachten Sie die Hinweise zur Formatierung in der folgenden Tabelle)

Wenn Sie bestimmte Felder weglassen, werden diese beim Import ignoriert. Wenn die Import-Datei z.B. den Vornamen nicht enthält, wird dieser bei den Nutzern nicht geändert und auch nicht gelöscht.

Im folgenden sehen Sie, welche Spalten in der Excel/CSV-Tabelle möglich sind und wie Sie befüllt werden:

Spalte	Benötigt	Beschreibung	Details
ID	Nein	Eindeutige interne ID der App	Diese ID erhalten Sie nur über den Excel-Import. Falls Sie die Excel-Datei selbst generieren, können Sie dieses Feld einfach weglassen.
Aktion Action	Nein	Bestimmte Aktion am Nutzer durchführen	Hiermit kann eine Aktion am Nutzer ausgeführt werden. CREATE - Nutzer anlegen UPDATE - Nutzer aktualisieren HINWEIS: CREATE und UPDATE müssen nicht extra eingetragen werden, das System erkennt automatisch, ob ein Nutzer vorhanden ist und aktualisiert werden muss oder nicht vorhanden ist und angelegt werden muss. Daher können Sie die Spalte in den meisten Fällen auch weglassen. SKIP - Nutzer überspringen DEACTIVATE - Nutzer deaktivieren (falls Nutzer aktiviert ist) ACTIVATE - Nutzer aktivieren (falls Nutzer deaktiviert ist) DELETE - Nutzer löschen. Vorsicht: Die Nutzer sind anschließend unwiderruflich gelöscht. INVITE - Nutzer einladen (falls Nutzer im Status angelegt ist)
Sprache language	Ja	Sprache des Nutzers	Die eingestellte Sprache für den Nutzer in der App. Bei neu angelegten Nutzern wird die Einladung in dieser Sprache versendet. Möglich sind aktuell: "de" (Deutsch), "en" (Englisch) und "fr" (Französisch), "cs" (Tschechisch), "es" (Spanisch), "pt" (Portugiesisch)", "pl" (Polnisch), "it" (Italienisch)
ISO 639-1	nein	Sprache für die Übersetzung (nur möglich über das Modul "Echtzeitübersetzung")	Code für die Übersetzung: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_ISO_639-1_codes
Login-E-Mail login email	nein	Login-E-Mail-Adresse des Nutzers	Hinweise für E-Mail-Adressen
Login-Telefonnummer login phone number	nein	Login-Telefonnummer des Nutzers	Das Format muss E164 entsprechen, z.B. die deutsche Telefonnummer "0170/123456" entspricht "[phone]". Die Nummer darf außer dem +-Zeichen keine Sonder- oder Leerzeichen enthalten. Wenn Sie dieses Format in einer Exceltabelle anlegen, sollten Sie die Zellen als Textfeld formatieren.
Vorname firstname	nein	Vorname des Nutzers
Nachname lastname	ja	Nachname des Nutzers	Pflichtfeld
Profilfeld 1 bis 10	nein	Beliebige weitere Profilfelder	Nutzer-Profilfelder konfigurieren

Eindeutige Kennung aus einem Ihrer Systeme - optional, aber dringend empfohlen:

Wie weiter oben beschrieben, muss ein Nutzer beim Import vom System identifiziert werden können. Es empfiehlt sich hierfür eine eindeutige Kennung aus einem Ihrer Systeme zu nutzen. Das kann eine Personalnummer, eine Sozialversicherungsnummer, eine SAP-ID, eine bestimmte Nutzerkennung oder ähnliches sein. Diese Kennung wird verwendet, um einen Nutzer innerhalb der App zu identifizieren, weshalb sich diese Kennung nicht ändern darf.

In den Nutzer-Profilfeldern der App sollten Sie für diese eindeutige Kennung ein Profilfeld anlegen und den Schalter "Eindeutiger Wert für Excel/CSV-Import" aktivieren.

Falls es in Ihrem Unternehmen keine eindeutige Kennung gibt, kann die App die Login-E-Mail-Adresse oder Login-Telefonnummer als eindeutige Kennung verwenden. 

Import durchführen

1. Neuen Import beginnen

Klicken Sie in der App-Administration auf den Menüpunkt Import und klicken Sie dort auf Nutzer importieren/aktualisieren

2. Excel/CSV-Datei auswählen

Wählen Sie die zu importierende Excel/CSV-Datei aus

3. Excel/CSV-Spalten den Profilfeldern zuweisen

Weisen Sie die Spalten aus der Excel/CSV-Datei den Nutzer-Profilfeldern Ihrer App zu. Das System versucht diese Zuweisung anhand der Spalten-Namen so weit wie möglich automatisch vorzunehmen, sodass Sie im besten Fall nur noch kontrollieren müssen, ob die Zuweisungen korrekt sind. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

4. Import nochmals prüfen und starten

Im letzten Schritt sehen Sie eine Vorschautabelle, die darstellt, welche Werte der Excel/CSV-Liste in welche Profilfelder geschrieben werden. Hiermit können Sie den Import nochmals prüfen.

Sie können in diesem Schritt einstellen, ob beim Import bereits Einladungen an neu angelegte Nutzer per E-Mail oder SMS versendet werden sollen oder nicht. Klicken Sie hierfür entweder auf Nein, ich möchte... oder auf Ja, Einladungen... Wenn Sie Ja gewählt haben, werden tatsächlich nur Einladungen an neu angelegte Nutzer versendet, bereits registrierte Nutzer, die durch den Import aktualisiert werden, erhalten keine Einladung. Wenn Sie Nein wählen, werden gar keine Einladungen versendet.

Wenn Sie mit der Prüfung zufrieden sind, können Sie auf Jetzt importieren klicken, um den Import zu starten.

Wenn Sie den Import noch nicht starten möchten, ist das kein Problem, da die Import-Einstellungen gespeichert wurden und Sie diesen später fortsetzen können (s.u. Import fortsetzen).

5. Import-Ergebnis prüfen

Nachdem Sie den Import gestartet haben, wird dieser im Hintergrund durchgeführt, was je nach Anzahl der Import-Daten einen Moment dauern kann. Sobald der Import beendet ist, befindet er sich im Status Fertig und Sie sehen in der Übersichtstabelle wie viele Nutzer angelegt, aktualisiert, etc. wurden. Um noch mehr Details zu sehen, z.B. wenn bei einzelnen Datensätzen Fehler aufgetreten sind, können Sie einen Import-Bericht laden, indem Sie ganz rechts unter Aktion auf den Pfeil nach unten und dann auf Bericht herunterladen klicken.

Wenn Sie beim Import die Option neu angelegte Nutzer einzuladen nicht aktiviert haben, können Sie jetzt oder zu einem späteren Zeitpunkt die Einladung an die neu angelegten Nutzer versenden, indem Sie ganz rechts unter Aktion auf den Pfeil nach unten und dann auf Angelegte Nutzer einladen klicken.

Import fortsetzen

Wenn Sie einen Import begonnen, aber nicht gestartet haben, können Sie diesen zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Klicken Sie hierzu in der App-Administration auf Import, dort sehen Sie den zuvor begonnenen Import im Status Entwurf. Klicken Sie ganz rechts unter Aktion auf den Pfeil nach unten und dann auf Import fortsetzen.